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摘 要：秘书工作领域属于领导工作,秉承领导意图、围绕领导工作的需要而展开工作,它是各级各类社会组织管理系统中重要的辅助系统,不可或缺的有机构成部分.而一个秘书的素质则是其工作成败的重要条件,特别是外企的文秘更应具备国际化的素质.
关 键 词：外企文秘外企发展文秘素质
随着我国社会主义市场经济体制的不断完善和对外贸易的快速发展,商务秘书队伍迅速壮大,已经成为我国经济建设中不可缺少的重要力量.商务秘书是在工商企业从事文字处理、行政事务,为管理者提供商务性质辅助工作的人员,承担着为领导和管理层决策服务的重要职责.全球一体化进程日益加快,要求商务秘书熟悉并运用经济规律和国际准则,能够卓有成效地将其专业素质、工作经验、综合能力等整合运用在商业运作中.
一、文秘的概述及近年来外企的发展对文秘的影响
1.1文秘的概述
在现代语言中,对秘书的解释是多种多样的.《现代汉语词典》对秘书的解释是：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员.
国际职业秘书协会对秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊的助手,他掌握办公室的技巧,能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任,以实际行动显示出主动性和正确判断的能力,并且在所给与的权利范围内做出决定.
外企秘书又指涉外秘书,也有称行政助理、行政秘书的.
在外商独资企业中,涉外秘书常称为“privatesecretary”,此处的“private”一词,并非解释为“私人”,而是解释为“专业”、“专职”.在外商独资企业中,受公司人事部门委派,去某一上司手下工作,接受该上司的直接指挥,而服务、服从于公司整体利益的秘书,其酬金由公司支付,即某一上司的专职秘书.
1.2外企的发展及形势
当下的全球经济危机,我国很多企业都面临着裁员和倒闭的危险.可想而知作为国际经济的枢纽,外企遭遇了金融危机的重创.所以作为外企现应解决的是积极采取应对措施,迎接金融风暴的挑战.
尽管金融危机给外企带来了巨大的影响,但是外企中员工所积累的应对挑战的经验与工作能力是非常宝贵的.正所谓“经济危机,危中有机”,经济危机带来的其实未尝不是中国发展的新动力与新机遇.
1.3外企发展对文秘的要求及影响
面对经济危机对外企的影响,文秘作为外企的一份子,应具备的不只是有着高学历,更应有着出色的工作能力和职业理念,同时应有着高抗风险能力和与国际接轨的素质.
二、外企文秘应具备的素质
2.1外企文秘要有很强的工作能力
2.1.1文化基础知识
秘书部门处于各个社会管理组织的枢纽地位,工作头绪多,接触面广,加之它的相当数量的工作是属于辅助领导者实施领导工作的,大都带有综合性和全局性,这就要求秘书人员必须具有较为广泛的知识,特别是要有与其所辅助的领导者的管理范围相适应的知识.而作为一个外企的文秘势必接触不同国家的贸易人事,这时拥有一口流利的国际通用语——英语是十分重要的.同时作为一个出色的外企文秘应了解外国文化风情（即相对应国家的文化知识）,例如其喜好和禁忌.
2.1.2信息处理
（1）处理
接打是秘书日常工作的一个重要内容,秘书每天都要通过进行大量对内、对外联络.在交流中,人们虽未谋面,看不到对方的表情和举动,但能感受到对方的态度和声音.所以接打是社会组织展示自己社会形象的一个重要窗口.
（2）文案处理
秘书的文案工作是指各种文案的制作,编辑、处理、整理.广义上讲,文案还包括从文案形成到办理完毕,单位的领导人、秘书人员及其他有关的业务人员都共同参与的一系列工作.文案工作对于保证机关组织政务畅通,文件办理准确、及时、安全具有重要作用.文案工作要求及时、准确、安全、精简和统一.
2.1.3会议安排
会议是实行集体领导的基本方法之一,它是集思广益、交流信息的重要方式,也是协调关系、解决矛盾的有效手段.所以作为一个合格的文秘在做好会议安排时应遵循细致周密、综合协调、灵活机动和热情礼貌的原则.
2.2外企文秘要锻炼较强的交际能力
2.2.1展会服务
作为一家外企,参加展会是十分必要并常见的.展会是通过实物、文字、图表来展现成果、风貌、特征的一种推介形式,是一种既有市场性也有展示性的经济交换形式,是综合运用多种传播手段的公关专题活动.它是吸引投资者和合作者目光的有效方式.秘书要提供最佳服务,积极配合领导运用科学决策、规划、组织、沟通和控制手段,以最佳的时间,最低的成本和最高的效率,合理配置展会资源,实现展会活动目标.
2.2.2外商接待
外企时常要接待来自不通国家和地区的商人,在接待工作中,秘书要平等对待每一位外商,并且要有礼貌、热情周到、精简务实、确保安全和讲求时效.要给每一位外商留下美好的印象,充分展现一个有素质、高文化的现代顶尖秘书.
2.2.3商务交际
（1）秘书的一般社交礼仪
秘书社交礼仪可以展示秘书人员良好的素质,它有助于增强秘书人员的沟通与协调能力,也可以帮助秘书人员改善组织形象.所以秘书在社交中应表现的彬彬有礼,学会接受对方、重视对方和赞美对方.并要求秘书人员的仪容礼仪的规范——身体部位无异物、无异味,要勤修理、勤修饰.在化妆时要遵守淡妆、庄重、协调和美化的原则.
（2）秘书在社交中应具备的知识
①在相互交谈时,应当注意中外习惯上的差异.例如外国人见面打招呼常用“您好!”“早上好!”“晚上好!”等等.而我们却常用的“上哪儿去啦?”“干什么去?”等,外国人一般不用.
②有的人在交谈时,一心只讲自己感兴趣的事情,而不问别人是否感兴趣.这容易引起别人的反感,最好是相互交谈.在交谈时,应面向对方,注意倾听对方所谈；不要轻易打断别人的发言,也不要左顾右盼,目视别处.
③别人正在交谈,不要凑前旁听；如果你有意参与他人谈话,则应视情况相机加入,不可勉强.谈话现场超过三人时,应适当照顾所有在场人员,不要只同其中一二人攀谈,而冷落其他人.
2.3外企文秘应具备与领导相处的能力
作为领导身边的人,秘书有更多的沟通和展示自我的机会,也和领导有更多的非工作性质的社交活动机会,因此他们比普通职员和老板的关系更融洽.但是,凡事有两面,秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下.比如老板交待工作并没有时间顺序,而秘书要分清轻重缓急,庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等,哪个在先哪个在后,如何为上司安排,全看秘书的眼力见儿了.一个成功的秘书必须与老板形成默契,学会有效的沟通,赢得老板的信任并与之愉快相处,这是秘书必须具备的基本职业素养.秘书在做好领导左右手的助理工作中,更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用.
另外,领导性格各异,有的喜欢独自思考问题,有的喜欢同别人一起商量,秘书在参与老板管理决策的过程中,一定要注意适可而止,因人而异,不可越位.
三、结语
本文通过对外企文秘素质的分析,充分展示了作为一个现代化的商务秘书应具备的各种条件和素养.同时随着中国外贸的快速发展,作为一个文秘我们必须不断充实自己的知识面,并加强自身的修养,以便能适应外企的不断进步和对外经济的迅猛发展.