公共图书馆数据库资源采购策略

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【摘 要】文章介绍了数据库采购的产品形式,以及采购时的评估原则,探讨了公共图书馆进行电子数据库采购时可采取的方法和策略.

【关 键 词】公共图书馆；数据库；采购

随着图书馆数字化进程的推进,图书馆对电子馆藏建设与发展的认识和投入也越来越大,馆藏数字资源的类型更加丰富,可供选购的商业数据库资源品种也越来越多,图书馆面临的是资源无限而资金有限的矛盾,图书馆应该采购什么样的数据库资源、如何选择合适的策略采购数据库,成为当前公共图书馆迫切需要解决的一个难题.

1.数据库采购的产品形式

1.1网上包库

机构支付年度访问费后获得授权,机构用户通过网络直接访问数据库网站远程服务器,即数据库的网络版.它的优点是对图书馆的软硬件要求较低,只需要有连接网络的电脑即可,数据更新及时、全面；缺点是不拥有数据的永久保存权,一旦停定,原来采购过的数据将无法再使用.

1.2镜像站版

将购买的全部镜像版数据安装到机构内部的服务器上,建立镜像站,机构用户直接访问内部网使用.它的优点是访问速度快,不受外部网络环境影响,数据可长期拥有；缺点是维护成本较高,需要较高配置的服务器和充足的存储空间,故障出现比较频繁,镜像数据安装不完整,数据更新较包库使用滞后.

1.3“包库＋镜像”模式

即网上包库使用订购的数据库,图书馆本地安装当年度镜像数据,包库及镜像两种服务方式同时并行.这是目前许多数据库公司推荐的使用方式,它兼顾了镜像和包库的优点,既可获得最完整的数据资源和完备的服务,同时也可拥有本地数据,但是价格相应比前两种方式要高.

1.4流量计费

机构或个人用户通过订购帐号或购买检索阅读卡的方式远程访问数据库内容,并根据下载全文的数量进行计费服务.这种方式比较灵活,不受IP地址的限制,不受订购的数据库子库或分辑限制,比较适合小机构用户或个人,但是不适合图书馆使用.

2.公共图书馆数据库采购前的评估与调研

全面、科学地评估馆藏电子资源和目标数据库,是制定科学、合理的数据库购买决策的基础和前提,使得购买的电子文献既能满足读者的要求,也能满足图书馆数字资源建设的需要.

2.1对已有的电子馆藏进行调查与评估

与纸质文献一样,电子馆藏资源的建设也要根据图书馆自身的馆藏体系结构或发展目标来进行.科学、合理、适用的电子馆藏体系应当是：电子信息资源的构成成份既丰富多彩,又富有层次,且各构成成份之间比例协调、平衡,互为补充,可满足用户的各种信息需求,能持续支持图书馆电子信息服务的开展.在传统馆藏评估内容的基础上,电子馆藏的评估又有变化和发展,主要包括电子资源的数量、电子馆藏的质量、电子馆藏的体系结构、电子资源的利用、成本效益分析等方面；评估可采用定量分析、定性分析,或是定量与定性相结合的方法进行,综合考虑电子资源统计结果、使用统计分析、专家评估意见、用户调研情况等,力求对图书馆的馆藏体系进行全面、客观的评估.

2.2对目标数据库资源进行分析与评价

数据库内容是图书馆考虑是否购买的决定性因素之一.由于网络数据库信息容量巨大,更新速度快,整个数据库呈动态变化,因此对数据库的评价要综合多个方面来进行.一是要分析数据库所收录信息的完整性、载文量、数据年限等,力求信息的深度和广度；二是要仔细研究各个数据库的内容、智能检索功能、系统稳定性及其适用性；三是考虑数据库出版、制作单位的权威性,因为信誉好、权威性高的出版制作单位,不仅能保证电子文献的质量,还能提供较好的售后服务,保证数据库文献的有效使用.

根据对数据库的内容评价、数据库商的推介、读者推荐、已购置该数据库的兄弟图书馆反馈情况等综合信息的研讨,决定该数据库是否进入试用.

2.3对数据库进行试用

一般大型数据库在购买时会提供一段时间的试用.试用前,图书馆应与数据库供应商联系做好宣传和培训工作；试用期间,图书馆要指派专人负责测试和维护数据库,全面了解数据库的检索系统,采用网络、电子邮件、、面访等多种方式对用户使用数据库资源及信息服务满意程度进行,收集反馈意见,做出详细的试用评估报告,作为是否正式引进数据库的参考.

3.公共图书馆数据库采购策略选择

3.1联盟采购模式

在数字资源快速增长而购置经费短缺的情况下,许多图书馆基于资源共享、互惠互利的目的结成同盟来进行密切的馆际合作,将联盟采购电子资源列为主要业务.

参加图书馆联盟的集团采购,有许多显而易见的优势,例如：通过联盟的影响力和成员馆的凝聚力,以组织的形式给数据库商施加压力,以降低电子资源的采购价格；通过分摊,增强电子资源购买力,共同拥有电子数据库的使用权,以扩大可用的电子资源；便于建立基于协议标准的馆际互借和文献传递系统；便于构建统一的检索系统,为用户提供基于异构系统的资源跨库检索服务；各馆分工保存文献资源,以节省空间等等.

对于一些大型的、学术性专业性强、价格比较昂贵的数据库,可采用集团采购的方式引进.集团采购分为全国集团、地区集团和省集团三种类型,如CALIS文理中心即为全国集团之一；地区集团一般指同一区域内的图书馆,如华中地区、华南地区等；省集团则由地区中心或各省图工委牵头组织,如湖南、湖北、河南均已形成省集团.这些图书馆协作组织在集团采购方面已很成熟,如湖北省已成功组织了EBSCO、书生之家、超星数字图书馆、重庆维普系列库等数据库的集团采购；CALIS成员馆已联合购买了十几个外文数据库.各图书馆可根据自身馆藏体系建设目标、网络条件和经费情况等自由选择参加或不参加.

3.2单馆采购模式

在集团采购、资源共建共享中常有不可预见的状况发生,与本馆实际需求不一致,或是由于当地未形成图书馆联盟采购的模式等原因,对于一些价格不高而利用率很高的经典数据库,许多图书馆还是采取单独采购的方法.如中国知网（CNKI）、万方数据库等.这些数据库里面又分不同的子库或专辑,可以根据读者的需求和本馆文献建设的需要选择重点的子库或专辑购买.

3.3注重同类资源的比较

随着可供选择的数据库数量不断增多,同时出现的问题是许多数据库所收录的文献交叉重复,这点在期刊全文数据库中尤为明显.相同的文章被不同的数据库重复收录并被重复订购,有相当比例的电子文摘和索引也是如此.这给图书馆的经费使用和馆藏文献的质量带来了不利影响,所以图书馆在购买数据库时应充分做好评估、调研、试用工作,精挑细选,谨慎取舍,避免盲目订购.目前,在国内利用率比较高的期刊全文数据库有CNKI、万方、维普、龙源,电子图书数据库则有超星、书生、中国数图,收录学位论文的数据库主要是CNKI和万方,经济类数据库主要有中经网、国研网、中宏网.这些同类型的数据库中既有交叉又有各自的特点,存在少量差别,使购买者很难选择.图书馆可根据自身经费情况和读者需求情况,选择一到两种较大、收录较全的检索系统,再配置一些有特色、专业性强、特点突出的期刊数据库,在避免资源浪费的同时尽量满足读者的检索需求.

3.4许可协议的商定

图书馆向数据库商付款以获得相应的使用授权,双方要共同签署许可协议.许可协议关系到双方的切身权益,是谈判的最终结果,图书馆或联盟应尽可能将主动权争取到手中.合同的审定,应细致、全面,如购买内容、更新周期、长期存储问题、并发用户数、合同期、优惠政策、备份措施、售后服务等.一般地,数据库商要负责数据库质与量的控制与提供,并承担与知识产权相关的全部法律责任；维护系统平台的稳定以保障图书馆用户的顺利使用；负责图书馆用户的开发、技术服务和宣传、培训等活动.有关费用的说明要详尽、具体,费用所包括的服务项目应具体说明,如宣传培训活动由图书馆负责组织,而实施培训及各类费用要由数据库商负责.

4.结语

虽然现在各馆都在研究开发自建数据库和免费使用的因特网资源,但商业数据库资源因其较好的品质保障和可持续发展能力,仍是电子馆藏中的主要资源,占有绝对优势.

数据库的采购应立足于读者需求和本馆实际,经过严格的调查、选题、试用、评估,再做决策,采购流程应透明清晰、目标明确,决策制定要科学、合理,有计划、有步骤地进行；对于已经购买的电子文献,要重视宣传、培训和评估工作,定期对采后的数据进行质量效益评估.采取系列强有力的措施推动图书馆数据库采购步入良性发展的轨道.