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随着教育体制改革的逐步深化,高校办学形式和办学规模发生了新的变化,其办学规模不断扩大,办学方式也呈现出多元化.目前,高校面向社会,多渠道筹措办学经费的局面己经形成,学费收入有了较大的增长,在学校总收入中所占比重也不断提高,已经成为学校主要的收入来源,是维持高校正常运转不可缺少的有力保证.而学生收费管理工作是一项传统且繁琐的教育基础管理工作,其作为高校财务的一项经常性工作,工作量大而且时间集中、收费项目与标准繁多,要做到及时准确、足额到位、不错不漏,难度很大,因此高校的收费管理系统也经历了一个从无到有的过程.目前绝大多数高校都有了自己的收费系统,学费收缴工作得以顺利开展.但在高等教育飞速发展的今天,高等学校的信息化建设无疑成为高校管理水平的必由之路.近年来,各高校纷纷进行信息化建设,提出了数字化校园、管理信息化等一系列建设目标.高校收费系统作为高校财务管理控制的重要组成部分,是推动高等学校管理信息化,提升管理科学化的一个起点.高校收费系统既有的方式已不满足信息使用者的需求,对高等学校信息化需求与日俱增,高校收费系统信息管理的引入成为必然趋势,高校收费系统信息管理又促进了高校收费管理的水平.
一、信息管理定义
信息管理（informationManagementIM）是人类为了有效地开发和利用信息资源,以现代信息技术为手段,对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动.简单地说,信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理.信息管理是指在整个管理过程中,人们收集、加工和输入、输出的信息的总称.信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存[1].高校收费系统信息管理是指以财务处为主体,基于高校收费系统,收集、存储、加工学生缴费标准、缴费信息,与各信息使用部门传输学生缴费信息.
二、高校收费系统信息管理存在的问题
收费管理是高校财务管理的重要组成部分,其管理的质量直接关系到高校的收入的规模,资金的安全以及高校财务监管的质量.
现阶段,高校收费系统信息管理存在的问题：
(一)高校收费系统信息管理的独立性不利于保持整个财务管理的独立性
现有的收费管理系统核算学生学费、住宿费、杂费等收费项目,主要包括设定学生今年应收项目、本年学生应缴金额、本年欠费学生其他收费信息等等.高校收费系统基本上自成体系、独立运行.实际上,高校收费信息管理受制于学生基本信息的确认,还制约后来学生注册,选课、考试、毕业的顺利进行.但是现实中高校收费系统的信息管理,仍然脱节于学校的整个管理链条,因为自身的独立性反倒使的管理滞后,没有与整体的财务管理有效的集成[2].
具体到目前高校收费系统信息管理,高校收费信息管理是一套数据,账务处理又是另外一套数据,两者关联不太密切,主要的原因在于高校收费系统的信息来源于招生办、学生处、后勤部门,但是实际上这些数据不是联动的,这些数据拿来后,录入高校收费系统就与这些部门的信息更新脱节,造成财务自有一套数据,没有与其他系统有效的互动,使得高校收费系统的数据只能机械的录入,提取出来传递到内部账务处理、票据管理,对外传递到学生注册、选课、考试、毕业等,这就造成了高校收费管理系统信息管理独立于其他外部系统的内因.
(二)信息孤岛现象严重
高校收费系统与其他业务系统的集成情况较差,高校收费信息无法与学生处、招办、后勤处等适时匹配联动,导致各部门的数据各自为政,信息“孤岛”现象严重.由于信息孤岛存在,各部门的数据匹配困难,导致各部门的数据很难转化为高校收费信息,导致高校收费效率低下,那监管和调控的业务就成为一句空话[3].
具体到目前高校收费系统信息管理,学校各部门之间的沟通和业务衔接并不十分顺畅,有的时候,学生已经办理财务处的离校手续,学生处学生还为在校生名单中.各部门以自己的学生信息为基础向高校收费系统提供数据,导致财务处需要大量的时间转化这些数据,识别、确认学生信息.学生缴费信息的生成和学生信息的变动都牵扯到收费信息管理的工作的顺利进行,随着学生信息的变动愈加频繁,学生信息的修改,及时登记、及时沟通的工作就变得越来越重要.由于学生信息的沟通传递不及时、不完全、格式不匹配,会给高校收费信息系统的信息管理造成不利的影响.
其实高校各部门之间的沟通,能够使得高校收费信息系统的信息更加准确,而高校收费信息系统也会为其他系统提供更加准确的信息.学生处提供准确的在校生的名单,那财务处可以提供准确的各系缴费信息,学生处需要准确各系缴费信息.这时也体现了出部门的协调互动,不仅让高校收费信息系统数据更准确,也同时发挥了管理和监管的重要作用,同时也回馈了,学生处系统,让其及时准确的了解学生缴费的整体情况.外部坏境的低要求也是造成高校收费信息系统信息管理独立于其他信息系统的外部原因.
(三)收费软件无法与流程化的管理对接
目前,绝大数的财务收费软件都是按照财务收费岗位设计,仅以自身的记账需求、欠费清缴为标准,对跨部门的管理需求支持不足,现代的大学要求管理的集约化和流程化,强调部门的的协助和非分工.基于职能化思想的财务收费软件无法有效的处理跨部门的事务,难以在软件的架构下适应现代的管理需求.
(四)数据架构无法满足未来管理增长
随着高校的迅速发展,管理的层级越来越细,管理的维度越来越多,这对学费收据的未来发展提出了更多的要求,学生缴费消息需要包涵更多的信息内容,包括更多变量.目前,许多学校的学费数据仅仅是一维或者几维的数据架构,无法提供更多的维度数据空间,难以适应未来的管理需求.
三、提升高校收费系统信息管理的对策
就高校而言,高校收费信息系统是其他学生业务系统的核心.因此,高等学校必须重视高校收费系统信息管理水平,从学校自身的管理需要,以高水平和可持续发展的思维规划高校收费信息管理.
紧密结合学校管理需要学校的收费系统的信息管理离不开学校的内在管理需求,它不能脱离学校现有的管理制度和管理架构,比如,现代大学的二级管理体制,学校与学院在学费收缴上的权、责、利的划分,影响了收费系统的信息管理的规划和建设.
注重与其他业务系统的衔接独立、封闭的高校收费系统信息管理是不适应现代化大学的信息管理需要的.高校收费信息一定要与其他系统的信息匹配关系.如财务数据必须与学生处、教务处数据协同一致,可以实现迅速更新反应.与高校其他信息系统的衔接直接影响未来高校收费系统决策所需要的信息的及时性和相关性.
(三)多维度的数据库结构建设及灵活的功能和可拓展性
学费的分析和管理本质上就是从多个角度分析,扫描.存储学生缴费信息的过程,管理要求越高,那么高校收费信息要求保存的更多维多的数据.从而满足快速变化的分析需要.如对于一个学生缴费,有原来的,包括学号、系别,专业、金额、收据号、时间、收款人到现在增加年级、收费方式、是否是绿色通道等等.意味着高校收费的数据不再是单一的价值衡量手段,它同时带着更多的管理维度信息.
由于高校收费业务不断的发展,收费业务需要描述的维度就会越来越多,因此需要高校收费信息系统更注重功能和可拓展性.这一点要结合高校自身的发展和软件的售后服务的综合考虑.