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摘 要：办公自动化系统建设是高校工作现代化建设的一项重要内容,是提高高校在教育信息化条件下整体工作能力的有效途径,本文通过对宁波市高校办公自动化现状的调查分析,了解当前宁波高校自动化办公系统运行过程中存在的问题,并提出解决途径.
关 键 词：高校自动化办公系统现状分析
中图分类号：G6文献标识码：A文章编号：1007-9416（2013）03-0088-02
1引言
当今社会已步入信息时代,信息技术与网络技术的迅速发展改变了人们的生活方式.2010年7月颁布的《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020）》明确指出,信息技术对教育发展具有革命性影响,必须予以高度重视.到2020年,基本建成覆盖城乡各级各类学校的教育信息化体系,促进教育内容、教学手段和方法现代化.
高校是整个社会知识繁衍和人才聚集的重要基地,担负着教学、科研和服务社会的重要职能.为进一步推动我国高校系统办公自动化建设,教育部决定用3至5年时间,不断推进和完善各级教育行政部门、各级各类学校的办公自动化建设,逐步建立覆盖全国教育系统的办公自动化和信息网络.浙江省和宁波市教育局相继下发相关文件,要求加强高校办公自动化系统（简称OA系统）的建设.因各高校办公自动化的具体情况不同,建设水平也参差不齐,有些高校办公自动化建设步伐缓慢,“有路无车”或“有车无货”[1].针对近年来宁波市高校办公自动化系统运行状况,对宁波市17所高校进行了问卷调查、走访等方式进行研究.共发放问卷调查150份,其中回收105份,有效问卷90份.
2数据分析
通过问卷和访谈调查,对高校办公自动化建设现状进行描述分析,并运用定性与定量相结合的方法,用数据分析高校办公自动化建设中的问题,提出高校办公自动化建设实施对策.
2.1数据来源
从调查对象分析,显示他们都具有至少本科以上学历在学校已经工作5年及以上者达到81%,熟悉OA系统,并在OA系统的使用中担任事务型、管理型和决策型等不同角色,数据更具较高的代表性和说服力.
2.2办公系统在建设过程遇到的问题
据调查,宁波市已有98%的高校使用OA系统.在各高校OA系统建设过程中,高校遇到了类似的问题,其中技术水平不够占29%,依赖传统办公占40%,资金、硬件设备不够31%.人员技术和传统办公思想的影响是办公系统建设的最大瓶颈,其中资金、硬件设备是建设的基础,校领导重视程度也是系统建设的重要影响因素（如图1）.
2.3办公系统运行情况
目前,较多高校的办公室实行对外两块牌子即党委办公室和校长办公室、对内一套班子即学校办公室的体制.本文中将党委办公室和校长办公室作为一个整体即学校办公室来对待,简称校办.校办围绕学校的中心工作,积极发挥参谋助手、决策和监督作用.校办是OA系统的中心,负责信息的上传下达.OA软件和各种OA子系统的发展,促成了如电子表格,文字处理,文档管理,文件检索,电子邮件等多种办公室信息处理的应用.目前OA系统在高校中主要运用见图1,宁波地区的高校基本上能实现部分或全部上述功能,主要集中在办公自动化管理.各高校在运用过程中都存在类似问题（见图2）：信息缺乏共享、应用缺乏有效集成、用户缺乏统一接口等,无法进行异地办公也是目前的一大难题.
2.4学校领导对办公系统建设运用的重视情况
经调查,宁波市高校领导对办公系统的重视程度指数为3.88,属中等重视程度.高校领导是公文处理的核心主体,是实现办公自动化的桥梁,其对办公自动化改革意识的强弱直接影响高校自动化建设进程的快慢.高校领导和部门领导应加以重视,自上而下带动OA系统建设.
2.5办公系统的安全
由于校园办公流程中各种网络工具的使用以及和Inter频繁的链接,OA系统被破坏的概率也大大增加.系统最常受到的威胁主要有：假冒内网的IP地址,登录内网,窃取和篡改信息；利用网络传输协议或操作系统的漏洞攻击网络；获得网络的超级管理员权限,窃取信息或破坏系统；在传输链路上截取信息；物理破坏等.我们在享受OA系统带来高效便捷的同时,也深受安全威胁之苦[2].我们对高校OA系统的防护措施调查情况如下图所示（图3）.
系统安全是使用的前提,办公自动化软件应通过各种安全措施来保证系统和信息的安全保密,软件通过用户标识、身份验证、数据存取权限、文件密级等手段对文件阅读、传递、审批、归档过程进行严格限制,保证公文信息安全.目前各高校针对OA系统的安全性采取的主要措施如图4.
3高校办公自动化没有达到完善趋势的原因
宁波地区办公自动化实践中最大的不足是忽视了技术与管理的结合,缺乏围绕信息技术的管理新思想和新理论的创新,没有融入科学的管理理念和方法.主要原因：一是对办公自动化的本质作用理解不深,办公自动化的本质是以提高决策效能为目的的认识不明确；二是忽视了办公自动化发展的基础,认为只要有了先进的技术和设备,就可以实现办公自动化,其实办公自动化发展必须依赖两个基础,那就是科学管理和信息积累；三是技术条件的制约,也使办公自动化建设难以达到预期目的[3].
4对策
网络作为信息资源的“高速公路”,办公自动化迅猛发展势在必然.高校管理要提高办事效率和管理效能,须借助计算机网络等现代化办公手段,实施办公自动化管理.
首先,提高领导重视程度,加强对系统定期升级、维护.高校领导是决策者,是公文处理的核心主体,是实现办公自动化的桥梁,其对公文处理办公自动化改革意识的强弱直接影响高校自动化建设进程的快慢.高校领导应加以重视,自上而下带动OA系统建设.
其次,培养技术与管理复合型人才,加强人员培训,提升各类人员使用系统的能力.由于知识和专业差异,一般高校系统维护由技术中心工作人员负责承担,这使得操作者和维护者之间存在工作矛盾.通过培训,操作者在熟练掌握各种现公设备的使用的基础上,对系统维护进行学习和演练,使其逐步提升使用系统能力.
最后,考虑开展云计算服务.云计算机访问几乎无限制的储存和容量并根据需要进行扩展的可能性,它具有的优点是无需购买、升级、维修和维护硬件设施,不会发生硬盘崩溃情况.
5结语
高校办公自动化建设与应用,不仅是学校信息化建设的必经阶段,更是高校综合实力与管理水平的重要体现之一.需要人们在思维、管理、制度等方面经历一次深层次的变革,将办公自动化系统广泛应用到高校管理的实际工作中,进而有效整合学校资源,提升管理平[4].