医学类档案建立特殊数据库的方式方法

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【摘 要】本文围绕医学类档案这一特色学科,利用科技文献材料的成果性,对在医学类档案尤其是医院主管部门所在的卫生厅等行政机关的医学类档案编研工作中建立、使用特殊数据库技术提出可操作性、可借鉴性的建议,使其能够更好、更加规范的为医疗、管理、科研、人事信息提供可靠的信息保障,更好的服务于医疗卫生管理事业.

【关 键 词】医学档案特殊数据库方式方法

【中图分类号】R19【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0310-01

随着信息技术的迅猛发展和广泛应用,以计算机、网络和存储技术为核心的现代信息技术为档案工作拓展了创新的空间.档案信息管理特殊数据库的建立及应用为整合档案信息资源、创新档案服务机制提供了必备的物质、技术手段.医疗卫生系统内档案信息化工作也在逐步推进,为医学档案工作的发展创造了新的契机.医学数据库的建立积累了大量医学信息资料.

但同时看到,医疗卫生系统每天都要产生大量医疗、人事、科研档案信息,如何把这些数据高效地存储起来是一个非常重要的问题,也是本文研究的重点.这里提到的方便存储不仅仅要考虑存储过程的方便,同时也要考虑检索、交换以及其他应用时的便捷.为此,建立、开发医学特殊档案库,为医疗、科研、管理服务是信息工作的根本任务.尤其是在目前情况下,提倡拓宽服务领域,使医务信息和科技信息活动向经济、社会领域延伸,提供形式多样的服务,做好三个结合,即开发与利用结合,与日常管理结合,与科研开发结合[1].

1.医学类特殊档案数据库建设应遵循的原则

1.1专一性原则

档案专题数据库有效揭示并聚集某一主题相关的蕴藏在档案文献当中的有价值的信息,提供社会利用,属于档案信息资源开发的范畴.医学类特殊数据库档案系统顾名思义,就是在围绕服务医学职能部门所收集的医学方面的相关文献、科技文献、管理文献、人事信息文献等方面,形成鲜明的专题特色,为医疗、行政管理、研究、人事管理等领域工作者提供全面和详细的文献信息.

1.2规范化、标准化原则

医学类档案数据库的规范化与标准化是保证数据质量、为了满足用户的文献信息需求,其价值和存在的意义在于其利用价值.以实用为原则,具有实用性、科学性的针对性.

1.3及时更新原则

档案数据库通常保持相对稳定,但随着医学研究等各项事业的深人开展,各种新文献会不断出现,必须及时更新内容,才能保持可持续发展的生命力.

1.4提高检索效率原则

医学档案特殊数据库提供的检索工具体系,要实现多角度检索,提高检索工具的覆盖率和确定性,从各个不同角度和侧而,制作多种专题检索工具,形成多种层次、多种形式、多种角度的比较完善的检索体系.

1.5详细调查的目的、原则.

设计人员虽然掌握计算机技术,但对医学档案的业务不够清楚,而管理人员则熟悉本身业务而不一定了解数据库,两者结合,就能互补不足,更深人地发现系统存在的问题,共同研讨解决的方案.为此,医学特殊数据库在建立时,应详细调查,以调查问卷、部门参与、座谈、征询、讨论的基础上,充分遵循用户参与的原则,即由使用部门的业务人员、主管人员和设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同进行[2].

2.医学类特殊数据库建立的方式方法

数据方式是当前医疗档案信息存储最普遍方式.数据库在建立时,一定要使用统一软件进行对数据增、删、改操作,以便于信息的检索.医学类特殊检档案包含信息很广泛而庞杂,这就需要首先分门别类的建立一个一个专门存储健康档案的数据表,然后为每一个项目建立一个字段,再把各项目数据存储到相应字段中.数据库存储方式通常是一个字段对应一个项目,而医疗档案又常常是项目繁多,这样就需要同样多的字段来实现存储,数量众多的字段就给数据库建立和维护带来很大难度[3].

此外,传统的数据库方法在存储项目数量大时候建立和维护会非常的复杂,这就需要进一步考虑把需要存储的项目组合起来统一地存储到一个字段里.具体的做法是把需要存储的数据按顺序组合起来,各项数据间用某种标识符隔开,把这种方法称为按顺序组合的数据存储.以个人基本信息为例,先设定分割符为“l”,那么就可以把个人基本信息组合为“姓名l性别l出生日期l身高l体重”,然后把这个组合成的数据存储到数据库的一个字段里.跟传统的数据库方法相比,这种方法在数据库建立和维护上变得简单很多.这种方法的数据,在读取信息的时候要严格按照组合时的顺序.

3.医学类档案特殊数据库建设时注意事项

3.1好质量监控工作.

档案质量控制是一项集管理和技术于一体的综合性工作,主要包括三个方面的内容：即面向信息源的质量控制、面向系统建设的流程控制以及面向具体利用.

3.2数据库发布的范围及利用方式.

医学档案特殊数据库建设目的之一就是为了资源共享,通过个人用户访问数据库更好地服务于医疗、管理.为了实现资源共享,需要在实践中不断充实数据库.

3.3应注意知识产权保护问题.在建设特殊数据库过程中,特别要注意知识产权问题,对于一些涉及到知识产权保护的文献资源,一定要及时沟通,慎重采用,避免投诉甚至诉讼问题.

3.4注重科研档案的利用价值.区别于普通医院的医学档案,医疗卫生部门的管理档案中有很大一部分是临床积累的科研档案.要通过对档案数据库的具体实践,研究开发一批指导性强、利用价值高的档案编研成果,不断丰富、充实医学特殊档案数据库为医学科研服务的能力.

3.5加强数据库队伍建设.数据库即便是多智能,也需要一线档案人员的维护、管理.因此必须要培养一技术精干、熟悉医疗卫生事业工作管理流程的专兼多能的档案管理人才.

各医疗管理单位要鼓励档案从业人员,积极加强学习,不断优化知识结构,建立一支高素质的数据收集、加工队伍.

此外,各单位在医学档案特殊库建设初期,以及在建设过程应不断积累经验,在实践中解决问题,为开展下一步的数字资源建设工作奠定基础,切实提供可靠的医学服务信息资源保障更好的发挥医疗卫生管理机构的服务功能.