高校新建档案馆的建设与管理

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摘 要档案馆的建立意味着档案工作在高校不再是一个附属性工作,作为重要的领导决策咨询机构,高校档案工作在依法治校和科学决策上将发挥越来越重要的作用.新建档案馆规划与建设的科学性直接关系到高校未来档案馆工作的效率和质量,本文对高校新建档案馆工作中所涉及的档案馆建设目标与定位、档案资源现代化与整合、档案服务模式等方面的思考与实践进行了初步总结,拟为涉及同类工作的同行提供参考.

关 键 词高校档案馆建设定位档案资源档案服务

中图分类号：G48文献标识码：A

高校档案是记录学校史、教育教学管理与精神文化活动的凭证材料的统称,是高校发展进程和历史沿革的见证,在确立高校办学发展方向、提升高校社会影响力以及提升学校的品牌建设等方面具有重要作用.同时,随着我国政治的进一步深入,社会管理法制化和高校管理规范化成为高校适应时展的需要,高校档案馆作为高校发展与管理过程中主要管理活动原始材料的保管与保护机构,在依法治校与治学等学校管理活动发挥着越来越重要的咨询与决策作用,因此加强高校档案管理工作建设是推进高校管理工作科学化、法制化和规划化的必要举措之一.在档案室基础上建立高校档案馆意味着学校对档案管理工作提出了更高更新的要求,因而新建档案馆在场馆建设要求、资源管理范围、服务模式等均与先前的档案室比较有较大的扩展与提高,因此对高校新建档案馆建设中的一些问题进行研究与探讨对同类院校档案工作具有重要的指导意义.

基于数字技术、新材料技术、新型防护技术等高新技术的现代科技背景,档案形态与档案服务模式均在不断的发生着变化.数字化档案、新型档案载体、新型档案防护技术等新型档案技术的出现意味着在档案馆的建设中应注重创新和不断创新.另外,要建设好高校档案馆,必须有长远、明确的建设目标定位,因为高校档案馆建设内容和标准与其目标定位密切相关,如库房建设,资源管理,开发利用等莫不如是.随着高校去行政化的加强,高校档案馆将不再是学校党政机关的附属部门,而是为全校各项工作乃至为全社会服务的科学文化事业机构,与文书档案室已形成明显的区别,因此高校档案馆的新建不能简单理解为场馆面积和管理人员职数由小变大的量变过程,而是在目标定位,资源体系建设,档案综合开发利用与服务等全方位提升的质变过程.

1高校档案馆的定位与建设目标

一般而言,任何一个机构在建立与建设之时,首先应该确立其机构定位和管理建设目标才能正确规划与实施.高校档案馆主要为本校领导决策机构、业务管理部门和全校教职员工提供政策依据咨询与法律文件凭证查询,因此应充分给予档案馆独立思考与工作的外部环境,从而保障档案馆出具的任何查询资料和信息都有精确性和真实性保障.在级别规划中,新建高校档案馆的机构设置级别不得低于其他业务处室,以减少行政因素对档案工作的不良影响,使学校决策机构能获得准确、原始、完整的决策依据资料.作为高校的决策咨询与服务机构的定位决定了高校在新建档案馆时必须对其建设给予高度重视,一方面高校档案馆的建立需要脚踏实地,因校制宜,不能盲目照搬其他机构或机关档案馆的建设方案和方法,另一方面必须进行合理规划与仔细研究,不能只是在档案室基础上简单提升,而应在正确认识高校档案馆的属性、管理与使用功能以及未来档案馆的发展方向和发展理念等的基础上对档案馆的建设与发展进行合理定位,才能循序渐进,充分发挥档案馆在学校办学与管理中的决策咨询作用.也就是说,高校档案馆的建立与建设必须结合学校实际需要和未来发展需要确立学校档案馆建设的近期和远期目标.

2档案馆库房和资源的建设与管理

档案馆为一个实体性的服务机构,一般都具备一定面积的档案库房等建筑设施条件和经过编类的各种纸质、数字以及实物形态的文件或物件等组成的硬件设施与档案资源.档案库房与档案资源建设属于档案馆的硬件建设内容,其库房规模与资源体系情况决定着档案馆资源的价值储量和开发利用潜力,库房与资源建设规划的科学性与合理性对高校档案馆的开发利用潜力和未来发展具有决定意义.因此新建档案馆在建设规划时应通过实地调研、考察交流以及资料收集等方式了解新时期档案馆场馆建设与档案资源建设内容的新特点和新要求,依据学校实际需要和未来发展需要制定符合本校实际的库房与档案资源建设目标.首先,在库房建设规划中应主要考虑高校本身实际校情,选择符合档案保管要求的建筑位置或楼层作为档案库房的建设场地,选址的正确性对档案物件的保藏以及利用的便利性均有很大的影响,这一点应为学校领导所重视.其次,档案馆资源建设上要紧跟现代各种新型档案管理技术和管理信息化的最新要求,着力加强档案管理信息化、数字化和网络化的规划与设计,以适应现代社会管理的时代需要.

3档案管理与开发利用模式创新

高校档案馆的功能是为学校领导决策层提供精确的政策依据、正确出具校内外需要的各类档案凭证,为重要的决策服务部门.要使新建档案馆的档案资源能够发挥最大的社会价值,为学校管理和学校发展提供准确、及时的档案查询服务,创新档案管理工作模式和提升档案工作人员业务能力是非常必要的,也是保障档案利用能力不断提升的前提条件,否则,再好的库房和再多的资源只能是一堆废纸.

基于原有高校档案室的档案服务大多基于“接待应对”模式,属于被动性质的工作心态,可能与高校本身对档案工作的重视不够有关,也和档案从业人员对档案工作的重要性认识不足有关,因此高校在新建档案馆后应该在档案服务与管理模式上加强创新研究,结合本校档案管理现状,探索研究档案管理工作新模式,加强档案馆的软件建设.一般来说应从两个方面着手,首先是制度建设,科学合理的工作管理制度是管理与服务机构规范化实施管理与服务职能的保障.档案管理制度中应充分体现档案服务标准中的“准确、及时、完整”等基本要求,要建立查档责任制度,从而保证档案服务工作的可靠性与权威性.其次是要对档案从业人员的业务能力与职业素养要加大提升与培训,可以通过人才引进、对口交流,专业培训,业务进修等多种途径和模式逐步提高高校档案队伍的专业素养,有计划、有目的的培养一支专业知识过硬,职业修养高的档案管理队伍.

表面上看来,高校档案工作不是学校管理工作的主流,很容易被单位领导忽视.但是在学校领导决策与咨询中却默默扮演着相当重要的作用,档案服务工作的严谨与细致很多时候影响着学校重要决策的效率和决策结果的科学性.高校建立档案馆从一个方面说明学校领导层对档案管理工作给予了应有的重视和地位,因此高校在新建档案馆的建设规划中应该充分理解档案工作在高校管理工作中的地位与责任,在机构定位、建设目标、场馆与资源建设、档案管理制度建设以及服务模式等方面进行深入研究与规划,使新建档案馆能够在高校未来各项事业的发展中提供科学准确的档案情报与管理决策信息.