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摘 要：在计算机技术的影响下,企业的办公环境也随之发生了很多的变化.为了提高企业工作的效率,计算机信息处理技术在办公自动化的运用过程中发挥着重大的作用,它使得办公环境朝着自动化和智能化的方向发展.
关 键 词：计算机；信息处理技术；办公自动化
中图分类号：TP317.1文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.03.033
0前沿
计算机信息技术对当前社会发展和生活都产生了巨大的影响,已经成为人们工作和生活中不可缺少的工具.而在当前随着经济的全球化,企业的客户也不再限制于某个地区,而是遍布于全球各地,企业的运行方式和工作方式都呈现出分散性和移动性的特点.在这样的情形下,企业需要利用信息技术建立一个有效的办公自动化管理系统以提升且的效率和竞争能力.
1办公自动化的基本内涵
目前学术界虽然还没有给办公自动化的下一个明确的定义,但是关于其的基本内涵,还是有一定的共同认识的.所谓的办公自动化系统就是将先进的计算机网络等计算机信息技术应用到现公系统中,将大部分复杂的办公业务交给计算机等现代设备进行更快捷、效率更高的处理,由人与技术设备共同组成的人机系统.通过办公自动化的基本内涵可知,办公自动化就是利用计算机信息技术等建立起来的一种更符合时展的新型的现代化办公方式,可以说没有计算机信息技术就不会产生办公的自动化,前者是后者的前提和保证.当前的办公化自动化就是在传统的办公室中引进新的设备和新的机器及新的技术,这些技术设备能有效地提高办公室业务的工作效率,使得管理道德组织结构和管理的体制都能得到优化和调整改进.具体来讲,因为办公室业务一般就是对各种文件的处理,包括起草文件、存档外来文档及处理业务文本和通知等等,而这些文件的处理技术如果利用计算机的信息处理技术就会得到极大的简化和优化,加上传真机、复印机及打印机等最新信息设备的引进,办公室的工作流程就可以得到大量的简化,从而提升工作的效率,节省人力和物力.
2计算机信息技术在办公自动化的功能
2.1扩大和优化办公的区域环境
传统的办公室工作由于条件的限制,很多时候办公时间和空间都是局限在某个实时间段和空间点.但是,自从计算机信息技术的发展,办公可以在任何地点和任何时间内进行,同时,在计算机网络技术建立的平台上,办公的环境有了明显的扩大和优化,办公人员也可以摆脱纯粹的人工作业,实现共同的合作.办公自动化使得办公室内部形成一个高效的内部信息交流场所,在这样的一个办公内部信息平台中,每一个办公人员在通知、文件及信息技术等等方面的交流都可以得到快速的传达.
2.2提高办公信息的运用的效率
在信息时代,知识信息就是企业活动和发展的生命.对此,为了适应时代的发展,企业办公也要随时随地掌握最新的和最有价值的信息,只有这样才能有效帮助企业领导及时地做出最科学的决策.要想达到这个目的,办公只有引进计算机处理的技术,因为它能有效地提高办公效率运用的效率.因为互联网是当前世界不可缺少的信息通讯工具,通过它,能了解到关于行业最新新闻和政策,并掌握最新的和各种员工需要了解的信息.内部人员可以利用计算机软件的办公系统随时登陆查询所要用到的信息,这比传统的工作方式更加的直接和省事.
2.3提高企业的无形资产的利用价值
之前的办公由于受到各种客观条件的限制,很多企业在实践中积累起来的知识资料都是很难得到长久的保存,或者即使保存了的资料也是很难才能翻阅得到,要利用起来也是非常困难.但是公司办公中,如果能有效地利用计算机的各种办公软件,就能很好地解决这个问题.企业可以把采购销售和存货等信息源放在办公的业务管理系统里,实现企业信息的集成,这样企业的单位工作人员在工作的时候能快捷和有效地得到和运用所需要的信息.同时,公司在运行的时候,也可有效地保存已有的知识资料,为公司以后的发展奠定良好的基础.
2.4减少办公的成本
办公的时候,内部人员经常是要交流沟通的,而在这过程中就需要沟通的成本.但是利用计算机信息处理的技术,工作人员可以利用邮件、论坛等等网络免费的信息的交流方式,不仅能提高工作的效率,同时还减少中间过程中使用和浪费纸张等交流的办公成本.另外.利用办公的软件,能有效地规范和减少工作的流程,减少人力的消耗和错误,明显地提高可流程运行的速度和效率,减少办公中的成本.
3计算机信息技术运用到办公自动化的前景
办公自动化系统经过多年的发展也取得了很大的进步,其功能也发生了巨大的转变,由原来简单的信息服务,在现在的管理活动,已经成为企业单位办公的一部分.在计算机信息技术快速发展的基础上,办公自动化也借助其有着很好的发展前景,具体来说就有主要以下几点.
3.1促使办公实现智能化
智能化也是计算机技术发展的一个趋势.随着全球化和信息化的发展,企业的用户也随之变得更加的广泛和复杂,在这样的情形下,办公的工作人员在处理各种业务数据也会变得越来越多而复杂,为了减少工作人员的负担,办公的系统也需要不断改进,使其具有一定的处理简单的一些智能性工作,提高办公工作者的工作效率.当前微软和很多计算机软件都具有一些基本的商业智能操作提供功能,未来的计算机软件会具有更多的这方面的功能,以促使办公的智能化管理.
3.2实现无线的办公环境
利用当前的网络技术,办公也可逐渐摆脱时间和空间的限制.但是随着3G无限移动技术的发展,办公自动系统将面临着新的增长点.3G技术融合了互联技术、通信计算机技术和移动设备,其随时随地地进入的优点如能应用到办公系统中,必能成为个人办公的最新形式,将有效实现办公道德无限环境.
3.3视频技术的大量应用
随着视频技术与压缩技术的出现和发展,推广和使用视频会议等这方面的办公就是会成为现实.通过视频的摄像头,参与会者不仅可以通畅地把自己的想法表达出来,同时对于会议的现场情况还能够进行全方位的观察,从而有效地进行互动讨论.这种无线视频技术如运用到办公自动化上,能大量的减少参与会者在交通道路上花费的时间和精力,极大洗改善信息交流的平台.
3.4设计个性化的办公软件
当前计算机技术在办公自动化的应用过程中虽然发挥了重大的积极作用,但是也是存在一些缺陷,其中明显的一个缺点就是办公使用的软件个性化不足,不同公司虽办公软件的需求是不一样的,但是当前很多办公软件都是千篇一律,较为死板的,很多公司购买了很多软件来使用,可是实际上大多数的功能应用不到的,从而浪费了丰富的资源.为此,在设计办公软件的时候融入计算机信息技术,以便设计出适合不同公司的办公软件,从而提高使用的效率,也是办公自动化的一个发展趋势.将具体来讲,可用个性化软件,不同的公司,甚至同一个公司的不同部门在工作时候需要的是不一样的办公系统,为此,为了使得办公工作者能够随时随地使用适合自己的信息系统,在设计办公软件时,就需要根据具体用户的变化而变化.
4结语
总而言之,办公自动化有利于企业建立全面和完善的信息化管理系统,有助于提升和改善企业的业务,促进企业组织结构和制度的合理发展；而计算机信息技术的发展为企业实施和改进办公自动化提供了条件和技术,实现灵活地管理办公的交流和决策.因此,企业要善于和不断提高计算机信息处理技术在办公自动化的运用,为企业现代化发展奠基良好的基础.