电算化会计档案信息资源开发与利用

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【摘 要】电算化会计档案利用是高校档案管理中的重要组成部分,是高校会计预测、决策、控制的重要依据.但由于种种因素,电算化会计档案信息资源的开发利用未得到应有的重视,如何有效开发利用电算化会计档案信息资源,为高校创造经济和社会效益是论文主要研究的内容.论文研究了电算化环境下会计档案信息资源的开发利用,运用理论分析方法分析了电算化环境下会计档案信息资源利用的必要性以及在档案信息资源利用中存在的问题与影响因素,进而寻找出电算化会计档案信息资源开发利用的新途径.

【关 键 词】电算化环境会计档案管理会计档案信息资源信息资源开发利用

电算化会计档案是在在计算机中存储和纸制打印形式存储会计数据的总和,其会计数据包括会计账簿、会计报表等会计数据和会计软件系统相关操作文档与其它会计资料.电算化会计档案管理是会计中最基本的工作,各个单位都需要加强对会计档案的管理与信息资源的开发利用,建立健全的会计档案立卷、归档、保存、销毁等管理制度和开发利用电算化会计档案信息资源制度,如何有效开发与利用电算化会计档案信息资源是论文研究的主要内容.

1电算化会计档案内容

1.1电算化会计档案研究

电算化会计档案反映了一个单位过去、现在、未来的经济活动信息和未来发展趋势.目前西方对于会计电算化研究主要集中在开发利用方面,而对于电算化管理与实施研究比较少,例如在Hollander著作《Accounting,InformationTechnologyandBusinessSolutions》中就只是研究如何利用信息技术实现会计信息系统设计,以及Prentice-hall的《Accountinginformationsystem》[1]研究电算化环境下会计业务流程设计与开发.而在国内会计电算化研究主要集中在软件开发、内部控制、电算化人才培养上,也没有对电算化会计档案管理进行深入的研究,如南京大学的《档案信息开发与利用》[2].

1.2电算化会计档案的特点

传统会计档案只是会计核算专用材料,如：会计凭证、会计账簿、会计报表等,具有时序性和严肃性,不能对会计档案信息进行随意修改,而在电算环境下的会计档案除了传统意义上的内容外还包括会计数据存储介质和纸制打印会计材料.电算化会计档案存储范围比起传统会计档案更广,同时需要一定的软硬件环境支持,在电算化环境下电算化会计档案管理要求比传统会计档案管理更具科学性,以及对数据的安全性、完整性有更高的要求[3].

1.3电算化会计档案开发利用的必要性和可能性

电算化会计档案管理比起传统会计档案管理具有不可比拟的优势,利用电算化会计档案管理可以有效提高会计档案管理效率以及利用电算化构造出有利于管理与决策的数学模型和决策支持系统.

1.3.1电算化会计档案利用的必要性

电算化会计档案是高校组织经济信息的核心,通过会计档案可以全面掌握学校经济管理情况,以及为学校经济管理政策提供决策支持.只有合理合法的利用会计档案信息资源才能发挥电算化会计档案的积极作用和价值.

电算化会计档案是实现学校预算管理目标的重要途径,通过电算化会计档案信息的加工整理,为预算管理提供准确、完整的数据支持,促进学校教学与财务管理；同时电算化会计档案是保证会计基本职能实现的重要措施,是检验会计档案信息质量的重要尺度、是发现电算化会计档案管理漏洞的试金石.

1.3.2电算化会计档案利用的可能性

随着计算机技术、互联网技术的应用与推广改变了电算化会计档案管理的发展,通过将信息技术条件下的硬件设施应用到会计档案管理中实现会计档案信息的传递、处理、开发、利用.以此同时,随着经济增长方式想集约型方向发展,学校将会计档案信息作为提升单位教学运营质量的重要手段,通过对会计档案信息的收集利用,结合数据挖掘分析工具寻找会计档案信息中隐藏的数据关系与现象.这些为电算化会计档案信息资源开发利用提供了内部和外部基础.

1.4电算化会计档案利用的内容

1.4.1电算化会计档案的基础利用

电算化会计档案基础利用包括是单位外部利用和单位内部利用.单位外部利用主要是政府监管部门如税务机关、上级主管单位等为了履行监管职能,需要利用电算化会计档案进行监控与管理.同时电算化会计档案可以为研究经济、财政、经济普查、学校资产评估提供数据依据和可靠资料；而对于单位内部使用主要是利用电算化会计档案进行财务预算、成本控制、监控学校管理.

1.4.2电算化会计档案的深入利用

电算化会计档案管理深入利用主要是进行学校财务预测、决策提供数据支持.电算化会计档案完整的记录了学校运营、投资、筹资等经济活动信息,通过对会计档案记录信息的挖掘分析为学校前瞻性财务决策提供数据支持.

2电算化会计档案存在问题与影响因素

2.1电算化会计档案利用存在的主要问题

电算化会计档案一种用于分析经济、分析单位运营的经济档案,是学校运营与经验总结的参考资料,但学多单位缺乏足够重视,很少利用该档案信息资源知道单位运营,其具体体现在[4]：

2.1.1对电算化会计档案资源利用缺乏客观认识

电算化会计档案记录了一定时期内的经济信息,具有很强的核算继承性与连续性,对未来经济发展趋势具有很强的指导意义.但许多单位领导管理者认为电算化会计档案是一种过时档案信息,无法为单位运营提供任何经济效益,这种错误的认识导致了单位忽视电算化会计档案的管理与维护,造成档案信息资源内容的不全.

2.1.2过分强调保密

在会计档案手工管理时代,其会计档案信息一般是手工管理且放散与单位各个部门中,而在电算化会计档案管理时代,其档案信息是全部集中在几个服务器中,且原始数据一经录入不再有人工干预,且对档案信息进行严格管理与限制,导致无法发挥档案信息的凭证和参考作用.2.1.3电算化会计档案管理人员素质不高

由于电算化管理人员业务素质不高,导致其档案信息的保密性、数据准确性、数据完整性无法达到既定要求.

2.1.4电算化会计档案利用措施单一

目前电算化会计档案只是作为档案信息收集、整理、保管等功能,其开发利用还未用于单位管理与决策支持,其开发利用比较单一.

2.2电算化会计档案利用存在的主要因素

影响电算化会计档案利用的主要因素有国家政策法规、经济发展环境、科学技术、会计档案管理制度、人员素质[5].由于国家政策法规中规定了档案信息的交换、利用、共享内容,但对于会计档案使用者与档案维护室权利义务关系以及档案知识产权法律关系为做明确规定,导致了电算化会计档案无法有效开发利用；经济的发展与科学技术的发展为电算化会计档案实施提供了物质条件,对于信息资源的渴动了电算化会计档案的开发利用,但由于开发利用需要经费,导致了许多单位放弃其开发利用；同时单位会计档案管理制度和电算化会计档案管理人员素质制约了电算化会计档案信息的准确性、完整性性,从而影响了其开发利用价值.

3利用电算化会计档案信息资源

3.1电算化会计档案利用原则

3.1.1档案信息双备份

电算化会计档案实行双备份管理,一份用于封存,只能用于会计档案信息校验与对照,另一份用于对外提供服务.

3.1.2使用合适的权限控制技术

档案信息必须保密,必须增加电算化会计档案使用密钥技术和身份验证技术.

3.1.3限制利用保证数据的安全准确

可以通过纸制方式对外提供借阅、拷贝、复制等服务.

3.1.4利用计算机技术发挥其优越性

利用数据库技术、互联网技术进行电算化会计档案数据整理、分析,为单位财务管理、经济决策提供数据支持.

3.2电算化会计档案利用模式改变

3.2.1从文件实体对象转变为信息数据库对象

通过信息数据对象利用方式改变传统手工会计档案管理与利用模式,解决传统会计档案管理缺乏成套性、实时性以及会计档案分类与目录检索差的问题.

3.2.2从手工操作利用向网络化利用方式转变

传统进行电算化会计档案利用是通过档案外借方式处理,在信息时代只需要通过会计档案信息平台就可以信息资源查询利用,加速了会计档案信息的传播速度和利用率.

4开发电算化会计档案信息资源

4.1电算化会计档案开发技术

电算化会计档案信息开发包含了会计档案信息的收集、存储、检索、信息编制等内容,具有会计信息的开发和会计信息的利用的含义[6].目前电算化会计档案开发技术主要有多媒体技术、数据抽取技术、数据挖掘技术、数据仓库技术.

4.1.1多媒体技术

多媒体技术主要是将文字、图像、声音等多种电算化会计档案信息通过图像处理技术、声音处理技术、网络处理技术保存到计算机物理介质中,并提供良好的用户使用界面的技术.

4.1.2数据抽取技术

数据抽取技术主要是指在电算化会计档案信息源中获取、变换、优化后的新知识的技术,通过数据抽取技术实现会计档案信息整理、提炼、抽象,深化信息资源的有效利用.

4.1.3数据挖掘技术

数据挖掘技术是指从各式各样的会计档案信息资源中挖掘先前未知、具有潜在应用价值数据信息的技术,其数据信息对未来发展趋势分析以及支持决策具有很重要的作用

4.1.4数据仓库技术

数据仓库技术主要是为数据收取、数据挖掘提供统一的存储空间,提高了决策支持系统信息存储量和数据分析能力,对提高决策可信度具有很重要的作用.

4.2利用电化算会计档案途径和方式

会计档案主要利用是是会计档案调阅,其调阅方式包括传统会计档案调阅和机读档案调阅[],机读档案调阅效果与速度都比传统会计档案调阅优越,只需要通过当前版本的会计电算化软件系统进行各种财会数据查询,若需要查询的数据为两年前的数据信息则可以通过以下两种方法进行调阅.

（1）机读档案因软件版本关系无法查询老数据的处理方法.电算化会计信息系统由于功能扩展与系统稳定性需要进行版本升级,其软件结构由于版本升级而发生变化,有时会存在两年前的电算化会计档案信息无法查询的问题,可利用新版本中的数据恢复功能实现机读档案与软件档案版本的一致性（如图1）,从而实现老数据机读档案调阅.

（2）机读档案收集的实质就是收集各机读档案组成要素档案,通过机读要素档案图查询档案调阅工具,如图2介绍了记账凭证机读要素档案调阅方法,

5结语

开发和利用电算化会计档案信息资源是会计档案管理部门生存和发展的唯一出路,利用新的科学技术充分挖掘电算化会计档案信息资源的利用价值.