小议企业人事档案管理

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摘　要：人事档案对于个人的发展而言具有不可取代的重要作用,它直接地关系着个人未来的发展状况,以及其对于目前所从事的工作的安全感以及归属感,从而影响到个人在企业中的绩效创设.因此,企业借助于有效的人事档案管理手段来推动其对于全体员工的管理是极其必要的.本文便主要从企业对于人事档案管理工作的开展入手,通过分析其此项管理当前存在的问题,谈论了强化管理的相关策略,希望能够帮助相关的管理人员顺利地开展此项工作.

关 键 词：企业人事档案管理存在问题完善策略

中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：1672-3791（2012）10（b）-0152-01

企业当前鉴于社会发展的要求以及其自身发展的需要,逐渐加强了对于档案信息的管理力度,而人事档案作为其所有档案信息中极其关键的一部分,不仅会直接影响到档案管理的整体水平,还可能阻碍到企业对于员工的有效管理.因此,企业必须加强对于人事档案的有效管理,然而,目前人事档案管理工作在企业中的开展普遍的存在着缺陷,使得其具体管理难以达到对于管理要求的满足.本文则通过对这些具体的管理缺陷进行分析,谈论了解决这些问题以推动人事档案的有效管理的几点策略.

1企业当前开展的人事档案管理工作存在的问题

人才是企业在新时期的发展中最为重要的一种力量,推动人才作用的全面地实现是企业发展必须关注的一项事情,而这项事情的达成则必须借助于对于员工的人事档案管理,所以说,推动人事档案的管理工作对于现代社会需求的满足,是企业当前必须落实的工作.本文下面就从几个方面来谈论一下当前的人事档案管理工作存在的问题,为企业完善此项工作提供有效的切入点.

首先,企业的人事档案普遍存在着信息不全、材料失真的问题,致使人事档案的管理不能充分发挥作用.一方面,企业不够重视人事档案的具体管理工作,使得履历表、转正表、考核表、职称评审、调动证明以及入团、入党等相关的该有的资料并未完善的存在于档案中,这就造成了档案信息的不完善.另一方面,企业对于人事档案信息的填写要求不够严格、规范,使得其档案中存在着公历及农历生日、曾用名、工作调动、入党材料等的填写存在着极大的随意性,使信息的归档工作变得非常麻烦.

其次,企业的人事档案在分类归档、具体利用等方面皆存在着一定的缺陷.一方面企业目前还普遍地存在着档案资料纸张大小不一、装订顺序混乱以及档案的随意分类归档等问题,使得相关人员难以对档案材料进行及时有效地查阅以及订正.另一方面,企业在对人事档案进行保存的过程中,还由于某些档案存在着字迹不够清晰和耐久,以及手续不够完备等问题,从而导致长时间以后此份档案丧失了存在的意义.再一方面,企业不能够及时地针对各种人事变动对档案材料进行有效的补足及更新,这样就使得在具体利用受到了诸多的阻碍.

再者,企业人事档案还缺乏必要的信息化管理水平,而且其管理的手段单一、模式落后,不能够真正地达到对于新时期的档案信息管理要求的满足.一方面,企业目前的人事档案的管理对于计算机的运用还大多存在于简单的信息录入,而没能够切实地从管理的各个环节实现完善的信息化.另一方面,企业对于人事档案信息的录入主要就在于学习及工作经历以及家庭成员等简单的几项,如个人信用、技术专长、业务水平等重要信息则未能涵盖在内.

2企业当前完善人事档案的管理工作的相关策略

2.1　全面提升人事档案信息质量

首先,企业必须针对人事档案的管理工作,从个人经历、具体工作、自我评价以及他人评价等各个方面为档案信息设置全面的内容,并要求员工按照其档案的信息填写要求具体地填写各项内容.其次,企业要就员工所填写的档案信息来展开及时地检查核对以及调查研究,及时地发现档案中存在的信息缺失以及信息失真问题,并监督员工进行信息补足以及订正.再者,档案的负责人员必须监督员工利用统一的纸张、清楚的字迹、不容易模糊的笔色等来进行档案的填写,并指导员工针对具体的规范化的装订要求对档案进行排序,确保档案在这些基础的环节提高质量.此外,档案的管理人员还要针对员工人事档案来进行计算机录入,为这些档案资料进行计算机备份,即实施高科技的档案管理.

2.2　完善人事档案基础管理工作

一方面,档案管理人员要针对时代的发展要求对档案设立必要的新项目,并主动地针对这些新的信息项目的填充来向员工进行信息的收集,确保信息的全面性以及即时性.另一方面,档案管理人员还必须积极地做好对于信息的筛选,将填写混乱、表达不清的档案打回,要求相关人员按照规定进行重新填写,并做好对于已完成档案的分类工作.再一方面,档案管理人员必须要按照人事的实时调动做好对于信息的订正与更新,并按照进入企业的时间对老员工以及新进员工的档案进行归类,还可以按照不同的部门或者是姓名排序等进行排列,以全面地做好目录索引工作,保证其档案信息能够得到有效的利用.此外,企业还必须全面地推动人事档案工作的开放化,避免档案信息的神秘性,使每一个员工都能够达到对于自身信息的有效把握,并且从意识上达到对于档案资料重要性的认知.

2.3　强化管理人才及信息化建设

企业要推动人事档案在新时期的有效管理,还必须努力地推动管理人员素质的全面提升,并且为档案信息的管理提供有效的设备投入,全面推动档案管理的现代化及信息化的有效实现.首先,就管理人员建设这方面来讲,企业要全面地提升人事档案管理者自身素质修养以及责任意识的提升,然后再通过组织召开讲座、交流会、培训班等来提升管理者的综合业务素质水平.其次,就信息化建设方面来讲,企业必须着力为人事档案管理的开展购置先进完善的软件以及硬件,保证档案管理管理人员能够在新时期利用全新的高科技手段来实施高效管理,并推动档案的有效利用.

3结语

人事档案的管理工作在企业发展中占据着重要的地位,企业当前必须着力对管理中存在的问题继续解决,全力推动管理水平的有效提升,使人事档案的管理工作为企业的发展提供有效帮助.