基于“质量管理”的二级学院聘课流程再设计

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摘 要高校教务管理是教学管理工作的中心枢纽,本文在分析二级学院教务管理中存在不足的基础上,提出借鉴企业全面质量管理模式,结合学院的实际情况,优化聘课流程,突出“全面质量管理”的思想,使整个教务管理形成顺畅、高效、有序的运行机制.

关 键 词二级学院教务管理质量管理聘课流程

中图分类号：G640文献标识码：A

TwoAcademyRecruitsLessonProcessRedesign

Basedonthe"QualityManagement"

ZHULei

（SchoolofInformationTechnology,JinlingInstituteofTechnology,Nanjing,Jiangsu210000）

AbstractEducationalAdministrationisthecentralhubofteachingmanagement,thispaperanalyzestwoAcademydeficienciesineducationaladministrationproposedbasedontheenterprise-widequalitymanagementreferencemodel,binedwiththeactualsituationincollege,optimizingprocessesemployedclass,highlightingthe"Comprehensivequalitymanagement"thinking,sothatthewholeeducationaladministrationformooth,efficient,andorderlyoperationmechani.

Keywordstwoacademy；academicmanagement；qualitymanagement；divisionprocesses

教务管理工作是高校教学管理工作的重中之重,它对保证教学计划的顺利实施、对保证正常教学秩序、提高教学质量至关重要.伴随着经济全球化时代的到来,高等教育更加国际化、大众化和个性化,各种教学制度改革,例如学分制等使高校教学管理工作层次增加、复杂度加大.由此,为了使得现代高校教学教务管理更加科学、更加有序地发展,就需要有新的管理理论来进行指导,新的科技作为管理依据.作为基层组织的二级学院,它组织和管理着学院里具体的教学工作,是整个学校教学管理基层,即运作层.随着管理权力的不断下放,二级学院的管理内容越来越多,管理工作事无巨细,具体而繁杂,环节众多,更加需要利用先进管理理论对整个管理流程进行规范再设计.

按照流程管理原理,借鉴了企业的全面质量管理模式,结合我院的实际情况,我们采取边研究、边总结、边实施、边改进的方法,对二级学院的教务管理里的聘课流程进行了再设计,并取得了良好的效果.本文将对此流程的研究探索和实践结果进行阐述.

1二级学院教务管理流程再设计的必要性

二级学院的教务管理工作是学院整体管理工作中的重要部分,有序、高效的教务管理保证了教学工作的顺利进行.目前,教务管理中存在一些不足,主要有以下几个方面：

1.1管理理念过于机械化,以人为本理念不够完备

固有的教务管理理念以为,教务管理工作是一种单纯的事务性工作,是一种重复性的工作,而整个教务工作分成很多的管理模块,每个模块内容的总和就是整个教务管理,这种观念是狭隘且机械化的.目前,随着高校规模的扩大,管理体制改革的深化,大大增加了教务管理工作的复杂度.与此同时,高校教务管理人员的减少,使得管理压力变大,导致不能很好地为师生服务,满意度降低.在对高校管理现有的研究中,以人为本的理念更多地被提出,但主要是应用于教师、学生方面,以教师为本、以学生为本,而对于管理人员,特别是教务管理人员的以人为本却涉及得较少.如何做到以教务管理人员为本,改善教务管理人员的工作环境,值得研讨.

1.2对新形势的适应性不够

当前,我国的高等教育普及化,高校教务管理面临着办学规模的不断扩展和教学质量持续稳定的矛盾.如何平衡办学规模和教学质量是高校管理工作面临的新的难题.而随着学校对二级学院管理权力的不断下放,二级学院的管理内容也越来越多,管理工作具体而繁杂.以前的管理流程已经远远不能适应现在的新形势和新目标,如果二级学院的教务管理工作仍然依照之前固有的管理方式的话,将会严重影响管理效率.

1.3质量控制滞后,不能全程化监控

教务管理一直以来都是学校管理中最琐碎的工作,教务管理的范围很宽泛,从教学过程的管理到教学文件的归档管理都属于教务管理的范畴.而一直以来,高校特别是二级学院这个管理基层的工作重心都是事务管理,工作方式都是事后进行质量控制.这样就会导致质量控制滞后,事情已经实施了才去对它进行质量的评价和改进,而不是在这项工作的实施过程中进行质量控制,使得一些不合理的地方能及时得到改善.例如执行计划、聘课的过程,以往都是由专业所属系部进行选课和聘任任课教师,之后才对学生的学习状态和老师的教授情况进行反馈并控制,这样的质量控制完全滞后于管理工作,质量控制的效果并不明显或者根本就流于形式.

1.4信息化程度亟待增强

当今世界是一个信息网络化的时代,在教育行业,教务管理信息化也越来越重要,有着很大的作用.并且现在信息技术的发展,教务信息系统的建立以及不断完善,对我们传统的教学管理流程提出了新的要求.传统的教务管理工作平台是教务管理系统与人的管理相对分离的状态.这种状态导致了管理效率低下,信息反馈不及时,部门之间沟通不及时,重复劳动等问题.所以,教务管理的信息化程度亟待提高.2关于全面质量管理和流程化管理

鉴于以上教务管理中的不足,我们借鉴企业全面质量管理模式,结合学院的实际情况对教务管理流程进行再设计,使得整个教务管理形成顺畅、高效、有序的运行机制.

2.1全面质量管理

依据国际标准化组织（ISO）的定义,全面质量管理是指“一个组织以质量为中心,以全员参与为基础,通过让顾客满意和本组织所有成员及社会收益达到长期成功的途径”.全面质量管理理念经过长久的发展,已渗透到了诸多服务领域,并卓有成效.而随着高等教育逐渐大众化,更多地起到了服务社会的作用,因此,全面质量管理作为高校管理的理念依据,两者的有机结合,为全面质量管理注入了新的发展内涵和实践指导意义.

2.2ISO9000族和零缺陷管理

ISO9000族标准,是国际标准化组织最初颁布的ISO9000-ISO9004五个标准的总称,实质是一种管理思想模式和方法的体现,它可以帮助组织实施并有效运行质量管理体系.ISO9000族在20世纪90年代就被引进我国的教育界,它使得教育评价主体更加多样化,人力资源分配更加合理,实现了对教育整个过程的监控,使得教育目标更容易实现,教育管理更加规范.ISO9000应用与教育管理中,将有利于建立起行之有效的教务管理体制,是对高校教务管理模式新的变革,也是教育管理与国际接轨的一种途径.

20世纪60年代初,“零缺陷之父”菲利浦·克劳士提出了“零缺陷”思想,并在美国推行零缺陷运动.零缺陷管理的主旨就是第一次就把事情做对,强调的是预防系统控制和过程控制.零缺陷管理包含了三个层次,分别为：做正确的事、正确地做事和第一次做正确.零缺陷管理理念通过对过程的优化,使得能够最快地把事情一次性做好.

2.3流程化管理和流程再造

流程化管理（ProcessManagement）,是一种以卓越业务流程为中心,以持续提高组织业务绩效为目的的系统化方法.①它不是对整个流程的重设计,而是对流程中不对的地方进行重新设计,对流程中不完善的地方进行改进.流程化管理和教务管理相结合,就是在教务管理的各个环节都设计一套符合实际情况,有可操作性的标准,并给予量化,尽可能地降低人为操作的影响.对每个环节的每个流程都指定好负责人,最终形成一套各司其职、各尽其责的教务管理制度,让涉及到的每个人都有章可循.

流程再造（BPR）是由Hammer和Chapy于1993年提出的一种新的管理思想,指针对企业业务流程的基本问题进行反思,并对它进行彻底的重新设计或改进,以便在速度、质量、成本和服务等衡量企业业绩的这些重要的尺度上取得显著的进展.②

3二级学院教务管理流程优化示例——聘课流程再设计

针对二级学院教务管理流程存在的问题,基于全面质量管理理论和零缺陷管理理念,依据流程再造原理,我们对学院聘课流程进行了再设计和优化改进.聘课管理中涉及课程清单下发、已聘教师的课程清单上交、教材征订、外聘教师聘用、教学任务下达、自编讲义以及实验指导书的提交等过程.传统的聘课流程如图1所示.

传统的聘课管理流程环节简单,过程粗化,责任不明确,容易造成疏漏和信息不对应.其缺点具体为：（1）选课和聘课两个过程由系负责人一起完成后再交给教务,上交以后若需要修改,直接再给教务一个表格,这样容易造成混乱.（2）选课和聘课都由专业所属系部的负责人操作,这样会导致系部从是否有老师上这门课的角度进行选课,而不是从学生专业学习的角度进行选课,这对学生的专业学习是不利的.（3）选课、聘课以及教材征订的结果一起反馈,容易造成教材的漏定,因为教务并不知道这门课程是因为没选不开而使得教材栏空着还是系部漏掉了教材的填写而使得教材栏空着.（4）这个聘课流程的每一个环节并没有负责人和审核把关的责任人,所以可以进行反复和随意的修改,过程混乱导致最终的信息不对应.（5）由系部对所属专业的所有课程进行聘课,因系部不可能对所有课程的教师授课情况有所了解,从而无法很好地对老师任课进行安排,且会出现有的课程多个老师争抢,而有的课程没有老师愿上；有的老师一学期带了很多课程,而有的老师工作量不满.

而根据“全面质量管理”理论,优化再造后的新的聘课管理流程克服了传统的聘课管理流程中存在的问题.优化后的聘课管理流程如图2所示.

优化后的聘课流程把选课、聘课和教材征订两个过程明确地分开来,选课过程结束后再进行聘课,这样使得选课更加考虑学生学习的专业性；聘课由原来的专业所属系部负责聘任下属专业的所有课程变成由课程负责人初聘,再由课程所属系部进行协调、调整和汇总,这样使得整个聘课流程更加合理；新的聘课流程明确了每个环节的责任人以及下行和上行需提交的文档,使得整个过程规范有序,且系部的初稿需经过教学院长的审核,一旦审核后即不可随意对之前的信息进行修改,避免了混乱和教材漏定等现象.

4结语

教务管理工作是高校教学管理工作的重心,是培育人才的基本保障.随着高等教育的发展,高校教务管理系统,特别是作为运作层的二级学院产生了许多新的特点,要适应这些新的特点,就需要对教务管理工作进行相应的改革和创新,教务管理中应用全面质量管理就是一种重要的尝试.优化后的聘课流程体现了“全面质量管理”的思想,全过程质量管理控制使得教务管理中各个环节都能被监控到,避免了教务管理实施中的许多漏洞,让教务管理的全过程都在掌控之中.

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[4]葛星,黄鹏.流程管理理论设计工具实践[M].北京：清华大学出版社,2008.