企业档案数据整理

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【摘 要】在办公室自动化的今天,企业档案管理离不开电子文档,懂得电子文档的处理与整理,就成就企业工作人员必须掌握的技能.

【关 键 词】企业；档案；数据；整理

阿舍勒铜业公司的档案管理一直以规范化管理为工作目标,要求负责档案管理的人员严格按照公司档案管理制度进行档案管理,并在日常工作中,不断地向各部门档案管理人员灌输档案对公司发展的重要性,要求在档案管理的每个环节中,均要求做好书面与电子登记记录,确保档案的安全性,做到万无一失.在档案管理的硬件建设上,按照档案管理工作的要求,2008年一次性投入资金40余万元,为彻底改善各类档案的保管条件,安装密集架150组、底图柜10个、电子文档柜4,购买了档案管理专用电脑、快速扫描仪、复印机等先进仪器设备.设置了独立的综合档案室和档案人员办公室,安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求,做到警种长鸣,宁可千日无事故,不可一日不防范,确保万无一失.为阿舍勒铜业股份有限公司,今后各类档案的管理走向一个科学化、规范化的管理轨道打下一个坚实的基础,让馆藏档案更好地发挥作用.

1.企业档案管理的重要性

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图纸、声像等不同形式的历史记录.各企业应注意日常工作中,各种文件材料的形成、积累,并按一定要求进行科学分类整理,统一管理本企业各门类、各种载体的档案,实现档案的有效利用.

2.企业档案管理原则

2.1统一领导,分级管理.企业的内部档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导,建立统一的企业档案管理制度,对企业的全部档案实施综合管理.

2.2维护企业档案的完成与安全.维护档案的完整,从数量上说,要保证企业档案的内容上齐全配套；从质量上说,要保持企业档案的系统性和内在的有机联系,在范围上应涵盖企业全部工作、生产及活动所产生的各种门类、各种形式的文书、科技档案,严防对档案人为地加以割裂和零乱堆放.维护企业档案的安全,对企业档案进行很好的管理和保护,要加强保密工作,严防企业档案的丢失和失密现象发生,严守企业档案中所含的涉密事项,保护知识产权,维护企业的合法权益.

2.3便于企业和社会对企业档案的有效利用.企业档案的利用,既是企业档案工作的基本出发点,又是企业档案工作的最终目的.企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展,就是因为它对社会有一定的利用价值.企业档案的利用惯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终,并且是检验档案管理工作质量的根本标准.

3.加强企业档案管理标准化建设

3.1明确归档制度.企业的档案属于企业所有,企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务,不得裁留档案.行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次,要在次年的第一季度前归档.项目开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档.会计核算类文件由财会部门整理归档,保管一年后向档案室移交.企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料,要在会议结束后10日内向档案室移交.对制度的执行情况,档案员要跟踪督办,相关部门和人员要积极配合.

3.2严格遵守企业档案管理流程.包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷程序、调卷管理等.

3.3完善企业档案管理制度.包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等.

4.电子档案的优越性

4.1电子档案减轻了档案管理人员的劳动强度,提高了工作效率.文书归档管理人员以前都是手工直接建档,工作枯燥乏味,自从实现用计算机来处理文档后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档,减轻了工作人员的劳动强度.

4.2计算机管理有利于防止遗漏文件,达到查漏补缺的目的,用计算机整理归档文件,可随时查漏补缺,使文档不存积,只要打开计算机,轻轻按一下键盘,找到档案目录修改一下就可以了.

4.3计算机管理有利于文档的保密.过去的档案都是整卷归档,当借阅者想查阅某卷的一份或者几份文件时,需要整卷提供,利用者能够看到整卷内容,这不符合文档管理保密要求.而计算机管理采用按“件”整理归档,借阅者无法看到其他无关的文件,达到了文件保密的要求.

4.4计算机管理有利于提高档案管理工作质量.利用计算机管理档案,档案工作人员就可以从枯燥乏味的整理工作中解脱出来,可以充分的把时间和精力放在其他工作中,提高档案管理工作效率,使文书档案的管理能够发挥出更好的时效价值.

5.电子档案管理中存在的问题

5.1计算机管理电子文件原稿保存的忽视问题.

目前,人们日常办公中,基本上在计算机上起草和制作文件,往往一旦文件被定稿,打印成正式文件后,电子文件作为草稿就被忽视了保存价值.许多单位对电子文件随意进行删改,没有采取很好的保护措施,使电子稿件失去了原始性,从而也就失去了归档保存的意义.

5.2计算机管理电子文件的信息安全与保密问题.

电子档案利用计算机保存,存在着保存位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性问题,这就使电子档案与载体相分离,使电子档案信息随意被修改、窃取、销毁.当下,互联网越来越广泛的开放于社会,计算机极易被电脑病毒感染和电脑“”闯入,很可能对档案存放载体形成威胁,载体一旦被攻击就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失,甚至造成整个计算机系统瘫痪.

5.3计算机管理对电子文件的接收格式问题.由于计算机对电子文件的管理在全国范围内还未普及,每个档案管理部门使用的档案软件不同,存储档案方式不同,档案文件在转手移交过程中会出现一些困难,从而阻碍了档案管理的正常工作,影响了工作实效.

6.解决电子档案管理过程中问题的对策

6.1加强计算机对电子文件的全过程管理.

非常重要的文件应原稿进行收集和积累,草稿性的文件一般情况下可不保留.对起辅助作用或正式作用的文件应及时收集和整理,并与纸质文件之间建立一对一的标识关系.必要时应进行备份或者对文件进行压缩,以免系统发生故障使电子文件信息丢失.

6.2重视和加强对档案管理人员的培养教育.

档案管理者应具有较高的专业素质.必须具有扎实的专业理论基础,掌握档案工作的方法和规律,精通档案业务,在熟悉档案工作的基础上,丰富计算机知识,实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变.另外,要对现有的档案人员进行专业培训,特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训.

6.3加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理.

软件管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储.要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限.在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定.

7.工作中的不足和今后打算

7.1加大专业学习力度,不断提高自己的业务素质.

7.2争取领导支持,加大资金投入,强化档案现代化管理.随着时代的发展,社会信息化程度越来越高.我们将进一步加强档案现代化管理,有效发挥档案的信息功能,做好各项基础工作,加强档案的规范化管理,不断提高档案管理的现代化水平,充分发挥档案的作用,为企业档案事业繁荣发展做出积极的贡献.

几年来,在公司领导的帮助与支持下,我们公司企业档案管理和档案利用工作都有了一定的发展,通过档案规范化管理发挥出的巨大作用,也使上级领导对档案工作给予了高度重视,在今后的工作中我们要围绕全局工作,加大对档案管理工作的宣传工作力度和加大档案管理人员的业务知识培训工作力度,提高全体人员的档案管理意识,使之达到规范化.