办公自动化软件在管理工作中的应用探析

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摘 要:当计算机还没普及时,办公室管理工作往往需要大量人工来操作.现在计算机已经被运用到各个领域,并且许多工作开始了软件化处理,例如办公室管理工作,自动化软件会帮助办公室工作者在短时间内正确地处理好某些事务.

关 键 词:办公自动化软件;管理工作;应用探析

中图分类号:TP317.1

在办公室工作中,有大量的资料记载、文摘采摘、档案保存、数据统计等等,如果像以前那样用人工处理的方式,则需要大量的人力和时间,而自动化软件能够在工作质量提高的前提下,大大增加办公室工作人员的工作效率,并且减少工作人数.因此学会办公自动化软件在管理工作中的使用,对提高工作效率和质量,都有好处.

1办公自动化软件及其作用

办公自动化软件是指具有文稿编排、图形和表格绘制、数据统计处理等作用的办公室软件,目前最流行的是OA、WPS、Excel等office系列的计算机软件.办公室管理工作涉及到文案写作、数据记录和保存、文案修改等等.把办公自动化软件用于管理工作中,相比以前的人工处理,主要有以下优点:

1.1节约时间和资源

在自动化软件的使用中,文章编写只需要打字,该速度远远快过用笔书写,特别是输入法智能化的今天,有时候输入一个词只需要按两、三个键;同时文章中某部分的修改,也是在电脑台前进行删除、增加,无需重新再写一遍;当文档需要传递时,可以通过网络传输,仅仅需要几秒时间,这个过程大大节约了时间的耗费.同时,在文字记录、修改、保存、备份几个过程当中,完全使用计算机处理,节约了许多纸张和笔墨.

1.2消除了空间隔离

由于办公自动软件具有网络传输的功能,整个单位之间的文件传输,只需要通过网络进行,即使双方空间距离较远,也不影响传输的时间.以前没有办公自动化软件时,企业单位工作人员之间的文件案例传递,需要在空间上靠近,如果其中有一方出远门了,往往文件传递存在空间上的问题.

随着办公室软件的不断改进和升级,其功能更加丰富完善,为办公自动化提供了更多的便利.

2办公自动化软件在管理工作中的应用

办公室自动化软件较多,不可能一一详细介绍它们的功能和优点,虽然不同的办公自动化软件各有其特点,但它们都有一些共同的功能.了解其中一种系列的办公自动化软件的功能和特点,就很容易了解其他类型的自动化软件的使用了.

2.1实现单位文件的加密传输

部分文字内容涉及到部门或者企业单位的机密时,如果以档案袋的形式传递,很容易泄露秘密,办公软件有很好的加密技术,例如WPS程序,可以通过设置实现文档的加密,使用者必须输入之后才能看到文档里面的内容.OA办公系统还可以实现在企业单位内部的邮件发送,通过管理员登陆客户端,增加了文件内容的安全性.在企业单位中,不少管理工作属于机密,如果不留心做好保密工作,有时候工作的心血可能会白费.

2.2表格排版和数据统计

企业单位办公很多时候需要用到表格,需要对数据进行收集、统计和对比,如人事管理、产品生产和销售统计、市场调查分析等,这些工作都需要对大量数据进行存储、处理,需要繁琐的统计计算.Excel强大的表格数据编辑、计算、统计分析以及各种报表的自动生成功能,不仅使数据显示一目了然,而且方便修改,减少了很多重复性的劳动,使办公变得简单轻松.

2.3网络审批文件

以往的办公室管理工作,需要做记录和文件审阅时,要用纸和笔.而使用办公自动化软件,管理工作者可以利用计算机办公软件进行文件的编写、传输和审批.通过邮件的收发实现同事之间、上下级管理者之间文件的传递,整个过程管理人员不需要离开办公室.而且办公自动化软件具有检索、比较和检查全文错误语句的功能,使某些测试、管理工作检查等审批,变得简单快捷.

3使用办公自动化软件注意事项

办公自动化软件并非很难使用,但是要想更好地利用其功能提高工作效率,还要注意一些细节.同时除了掌握软件的基本功能外,还要尽可能了解其他功能的使用,这样可以达到事半功倍的效果.管理工作使用办公软件需要注意以下几个方面:

3.1选择最佳软件

不同的办公工作需要不同的软件,以Office2007为例,文案写作使用Word2007,表格编辑采用Excel2007,教学课件制作一般使用PowerPoint.同一个系列的不同办公软件是为不同办公工作量身设计的,从风格、功能来说有很大的区别,而不同系列软件中具有相似功能的软件也各有其优缺点.因此,正确选择软件是做好办公管理工作的第一步.

3.2善于利用软件功能

一个办公软件往往有很多功能,许多人只注意跟自己工作一定有关系的几种功能,而忽视了其他一些可以帮助自己把工作做得更快做好的辅助功能.例如Word2007中有检查字符错误、设置页数、邮件合并等等很实用的功能但却很少有人使用.并非办公软件具备的大量功能在管理工作中都需要使用上才能够完成工作,但学会一些可以提高工作效率的功能和技巧,无疑是对管理工作有利的.

3.3注意防毒安全

很多办公室管理人员不了解,办公软件偶尔也会携带病毒,并且破坏电脑系统,因此需要注意对办公软件和文档进行查毒处理.一般来说,在收到一份办公软件或文档之后,就需要对其进行查毒,以确保文件安全.很多时候,一台电脑里有企业单位的大量内部资料,一旦因病毒入侵导致这些文件受到破坏或者泄露,都可能给企业造成巨大损失.有很多人都以为,病毒只会感染exe为后缀的程序,其实,病毒还能藏在以doc为后缀的文档当中.养成收到新的文件就查毒的习惯,可以保护企业单位的系统的安全.另外,不少人喜欢用企业单位的计算机来下载电影和游戏,而这往往容易感染病毒.可见,要保证办公自动化系统和企业单位内部重要资料的安全,必须加强防毒意识.

3.4经常备份

在办公自动化软件使用时,如果出现编写错误,可以直接在原文上修改,所以很多人都只保留一份文档.然而,计算机系统也可能随时出现问题,如软件或硬件系统的故障等,其后果可能导致重要文档资料的破坏或丢失,给企业单位造成重大损失.所以,有必要及时把文档备份.养成备份的习惯对于使用计算机来工作的人是特别重要的.备份文件可以使用可移动盘如移动硬盘、U盘或光盘等.

以上四点注意事项,往往是第一次接触办公自动化软件的管理人员容易忽视的地方,而这些问题有时对于管理工作者或者企业单位来说,是致命的.因此每一位使用办公自动化软件的管理工作人员,都需要注意这些问题.

4结束语

在办公自动化普及的今天,许多企业单位在招聘时要求应聘者具有使用该系列软件处理事务的能力.了解自动化软件的功能和学会在办公室管理工作中运用这些软件,可以节约工作时间,提高工作质量,对实现企业单位高效工作,有很重要的意义.

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