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【摘 要】电子注册包括新生学籍电子注册、在校生学年电子注册和毕业生学历电子注册.
【关 键 词】电子注册、学籍学历管理、程序
【中图分类号】G64【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2012）11-0356-01
从2001年启动的毕业生学历电子注册,到2007年启动的新生学籍电子注册,2008年对在校生学籍进行学年电子注册工作,而后2010年启动的书即时电子注册,电子注册工作内容不断的延伸和扩展.电子注册包括新生学籍电子注册、在校生学年电子注册和毕业生学历电子注册.学籍电子注册是基础,学年电子注册是对学籍电子注册的进一步规范和延伸,最后与学历证书电子注册工作接轨,从而实现高校学生全程网络化动态管理,从源头、过程、关口等关键部位进行严格控制.电子注册的实施是学籍管理手段的一种更新,同时也是学籍管理模式乃至教学管理模式的改革,它给高校教育教学管理提出了新的思考.
电子注册实行国家、省、学校管理.每个高校都可以进入本校的学籍学历管理平台,将核对无误的学籍信息上传,经省、国家两级审核通过后即可在学籍学历信息网上查询.高等学校学籍学历信息管理平台正式开通以来先后启用了学籍注册模块、在校生学年注册模块、图像校对模块、毕业生学历注册模块,模块与模块之间既独立又相互关联,记录了学生在校学习情况和表现状况,经过学籍电子注册的学生获得的书进行学历证书电子注册.各高校必须以学籍学历信息管理平台为基础,结合本校自身晴况做好学籍学历管理电子注册工作,以适应学籍管理现代化趋势的发展.电子注册过程执行严格的资格审核制度,从考生录取、新生入学注册、在校管理到书注册实现信息数据一体化管理；对注册入库后信息的公开、查询、数据修改、日常维护等都有严格的安全措施,杜绝单个管理环节或技术环节有非法学历数据上网的可能性.学生信息在中国高等学生信息网（网址http：//.chsi..）上公布,学生本人通过学信档案随时查询跟踪自己在校学籍学历信息.
下面以我校学籍学历注册为例,介绍其工作程序.
1.新生学籍下载
考生录取后,各省市招办教育考试院将录取数据上传至中国高等教育学生信息网.各高校通过对应的教育类型管理账号登录高等学校学籍学历信息管理平台完成数据下载工作,我们称之为教育部下发新生数据.
2.新生学籍电子注册
根据教育部《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》,各高校在每年新生入学后及时登录学籍学历信息管理平台,将实际报到入学的学生信息上传注册.学籍注册的目的是对入学新生进行资格审查,包括检查入学档案的完整性,招生录取信息与入学报到信息的一致性,如姓名、性别、出生日期、号、高考录取像片与实际报到学生信息是否一致等等.学籍电子注册结果是学生毕业时学历证书电子注册的重要审核依据.只有明确注册为“报到入学”的学生才能纳入在校生管理,才能在毕业年度顺利完成学历注册.
（1）在校生数据.新生入学报到时,要认真核实准考证、录取通知书、（或户籍证明）、电子照片、档案,与学生本人进行六对照.再根据招生录取名册等材料认真审核新生入学资格后,我校将新生数据进行信息补充,如分班、编学号等,根据实际报到学生信息生成在校生数据.（2）数据比对.将学校招生录取数据与教育部下发学生数据比对,将不一致字段内容作为重点排查对象,严格控制姓名、更改,防止冒名顶替现象发生.（3）数据认可.将比对审核过的新生数据按班级打印信息校对名单,由学生签名确认.（4）错误信息更正.新生入学经学校复查合格并注册后,学籍信息（主要包括姓名、性别、民族、等）原则上不予变更.因特殊原因需变更在校生学籍信息的,按以下两种情况处理：第一种情况为信息纠错,在中招和高招报名信息采集时,因考生学籍信息填写或采集错误,未及时更正,使用错误信息参加中招或高招考试,报到入学后申请变更者,本着“谁出错、谁纠错”的原则,由学生提出更改申请,再按规定和程序到生源地招办进行纠错,更改教育部当年招生录取库.教育厅厅以更改后的录取库对在校生学籍信息进行变更.第二种情况为信息更改,因错号、重号等,不存在冒名顶替等舞弊现象,不涉及出生年月日变更,经机关户籍管理部门确认需要进行更改的,可以更改在校生学籍信息.涉及出生年月日变更的,由在校生本人申请并提供相关证明材料,按规定和要求更改教育部录取库,以教育部学籍管理平台备案的录取库予以确认.
3.在校生学年电子注册
在校生管理是介于学籍注册和毕业生学历注册之间的重要环节,是学生在校期间的信息修改、学籍变动、奖惩等在校学习阶段的动态管理.根据教育部学生司《关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》,在校生学年电子注册是在做好学籍电子注册的基础上进行的学年电子注册,其工作程序如下：登录高等学校学籍学历信息管理平台一在校生模块,将该模块内待注册状态学生进行注册或暂缓注册一学籍异动,包括休（复）学、转专业、转学、留（降）级等一学籍记载,包括奖励、处分一学籍注销,包括取注学籍、退学、死亡等.学校要对所有学员的录取晴况及学籍异动（转学、专业变动、休学、复学）等晴况进行完备的记录并必须有学校发的正式文件作为依据.这样确保数据库每年省里备案,异动信息有据可依,并每学期都要进行审核,也就是让系统数据合法性校验.所有在校生从一年级到离校前可在线查实本人学籍信息.
4.毕业生信息图像采集
在每年的毕业生毕业前,学校根据国家新华社的要求对学生集中统一进行电子图片信息采像工作,像片信息为彩像,按照一人一个图像文件的方式存储.图像文件采用本人命名,格式为***.jpg,其中$$$为（18位）,“log”为图像文件格式,上网照片应与证书粘贴的像片一致.并要认真检查毕业生名单与电子相片是否一一对应.学生本人务必于拍摄后40后登陆中国高等学生信息网学历电子注册图像校对系统核实自己的图像信息.
5.毕业生学历证书电子注册
根据《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》,教育部对经注册的证书进行审核、备案并予以承认和保护,学历电子注册在不断改进中得以完善.从2010年起普通高等教育学历证书实施在线即时注册,即学生在校期间,经过教学管理、成绩管理、学籍管理,完成教学计划课程成绩合格,符合毕业条件的学生在取得书后即可上网查询到学历证书的电子注册信息.登录高等学校学籍学历信息管理平台“学历注册模块”进行毕业生学历证书即时注册工作.经毕业资格审核符合毕业条件的学生信息按标准表结构制作完整的学历信息,系统按照既定的校验规则严格检查上传数据的规范性及学历注册数据与在校生学籍数据逐项对比,与学籍数据完全一致后报送数据.报送完毕后在待注册数据管理中查看学历数据报送结果.从学校填写的发证之日起,毕业生即可在中国高等教育学生信息网上查询本人的学历证书电子注册信息,实现证书发放与网上注册查询“零时差”.
电子注册是一项系统工程,也是科学化信息化管理的必然要求.它的各个部分、期间的工作是相辅相成的,学生各项信息采集的准确性,关系到注册工作能否顺利进行,能否使学籍管理工作更加规范化.这些都需要学校各级部门必须统一认识,通力合作,以电子注册为手段,以高等学校学籍学历管理平台为依托,将学籍注册、在校生管理、学籍异动、学历证书注册、毕业生就业整合为一体化服务信息系统,既为毕业生就业提供用人单位所需的个人简况,又有为学生、社会需要的查询功能,全方位对学籍管理工作进行科学管理.