高职院校新校区建筑档案的管理

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【摘 要】目前高职院校新校区建筑档案管理问题比较突出.加强档案管理法规学习,建立健全建筑档案管理规章制度,加强档案管理队伍建设,规范建筑工程竣工验收,依法进行建筑档案验收,是当前做好高职院校新校区建筑档案管理的基本对策.

【关 键 词】高职院校；新校区；建筑档案；规范管理

近几年来,不少高职院校随着高职教育的发展和招生规模的不断扩大,都先后开展了新校区建设.有的已全部建成投入使用,有的分期建设竣工部分已投入使用,还有的处于在建或待建设中.新校区建筑档案是整个新校区建筑工程建设中的原始资料,也是工程建设及竣工验收、交付使用的必要材料,还是日后对建筑工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证.但在新校区建筑档案管理上暴露出的问题逾来逾多,有的不仅给新校区建筑及其附属设施的使用、维护与修缮带来较大困难,而且还形成一些安全隐患,甚至给学校造成较大经济损失.现以四川职业技术学院（以下简称：四川职院）新校区建筑档案管理为例,分析研究存在的问题及原因,思考其对策,对进一步规范高职院校新校区建筑档案管理,具有重要的现实意义.

一、高职院校新校区建筑档案管理中的主要问题

(一)给排水系统档案严重缺失

四川职院新校区规划面积1100亩,建设工程从2004年开始逐步立项,分三期完成.第一期建设工程于2005年8月启动,至2007年上年主要完成教学大楼三座、图书信息大楼、学生宿舍八栋和第一学生食堂、（汽车、机械和建筑）三个实训中心及其基本道路网管工程.第二期建设工程相继于2008、2009年完成了教学楼两座、学生宿舍三栋和第二学生食堂、行政大楼、培训大楼、校医院大楼、风雨操场、田径运动场地及其附属设施等建筑工程.部分建筑项目投入使用后,不到三年时间,给排水系统出现多处泄漏.有关管理部门对其实施维修需要的新校区建筑工程给排水系统图纸资料学校档案管理机构未搜集存档,从工程指挥部及相关管理者手里也没找到,从而使寻找泄漏源（管道）十分困难,不能分管道施工及时堵漏,只好待暑假师生离校后统一停供水检修.有的地方由于长时间泄漏,以致道路积水、路面湿滑,发生多起师生通行过路跌倒受伤的安全事故.在暑假学校基本没有用水的情况下,每天泄漏自来水数千吨,粗略估计供水系统泄漏给学校造成近百万元的经济损失.可见,加强高职院校新校区给排水系统建筑档案管理是非常必要的.

(二)工程建筑档案管理不规范

第一,新校区工程建筑档案无人专门管理.1988年国家档案局和计委联合颁发了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档联发[1988]4号）第七条规定“建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作,并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员,制定管理制度,统一管理建设项目的档案资料.”四川职院自2005年成立新校区建设工程指挥部以来,至今既未明确相关领导分管新校区建筑档案工作,也没有配备专人负责建筑档案管理,更没有委托学校档案管理机构委派人员管理新校区建筑档案.尽管近两年要求新校区建设工程资料管理员兼管建筑档案,但仅有的一个资料员,经办与管理新项目报批资料、在建项目使用资料、工程竣工验收资料等都深感力不从心,更无暇顾及建筑档案的搜集整理立卷归档工作.可见,新校区工程建筑档案始终处于无专人管理状态.

第二,新校区已竣工项目文件资料归档不及时,档案欠完整.根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》（国家建设部令第136号）《建设工程文件归档整理规范》（建标[2002]8号）的要求,凡是与新校区建筑工程有关的重要活动、记载新校区建筑工程主要过程和现状、具有保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声象材料等形式与载体的文件材料,均应搜集齐全,整理立卷后归档.主要包括以下内容：一是综合类文件.包括立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；监理文件；施工文件；相关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件、审计报告及有关声像资料.二是土建工程及水、电、防雷、设备安装工程施工文件.包括图纸会审、设计变更、技术交底等记录；原材料、零部件、混凝土、砂浆等配合比例的测试报告及出厂质量合格证明；隐蔽工程质量检验及评定文件、工程质量事故记录及处理文件、施工技术总结等.三是竣工验收文件.包括供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图,地下管线竣工测量成果及其他应当归档的文件资料（电子文件、工程照片、录像等）；工程项目竣工验收报告、工程全部竣工图纸；消防安全、卫生防疫及环境保护方面符合要求的验收文件等.

四川职院新校区建设一期工程全部投入使用近六年；二期工程除艺术大楼在建外,竣工建筑项目已投入使用近两年了,新校区已竣工建筑项目既没有按照《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）的要求,在工程竣工验收后三个月内,向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案；也没有及时移送学校档案管理机构统一管理.据走访调查新校区建设指挥部相关管理人员,从已投入使用的建筑项目的文件资料上看,档案资料缺失情况也相当严重.主要表现在以下几个方面：其一,地下管线的施工文件、竣工验收文件和竣工图,地下管线竣工测量图,基本上没有搜集归档.其二,在建筑工程立项审批文件资料中,相当部分工程项目没有原件,多数都是复印件,有的项目甚至连立项审批文件的复印件都没有.其三,建筑工程项目的竣工验收文件不完整,有的建筑项目尽管已投入使用,但至今也没有竣工验收文件.其四,从已搜集起来的建筑施工文件来看,破损、残缺、污染、字迹模糊等情况也比较突出,有的已失去档案保存价值.

二、高职院校新校区建筑档案管理不规范的原因分析

（一）建筑档案管理法规意识淡薄为了规范建筑工程项目档案管理,国务院相关部委先后颁布了《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《建设项目（工程）档案验收办法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规.但在高职院校的新校区建设过程中,一些主管领导及相关负责人、管理者,片面强调建设工程的工期、进度,忽视建设工程档案管理法律法规的严肃性,“重工程建设、轻档案管理”现象不是少数,以致建筑工程档案管理成了新校区建设中的一个十分薄弱的环节,带来许多遗留问题.

(二)建筑档案管理制度不健全

高职院校新校区建筑档案管理不规范的重要原因,就是管理制度不健全.四川职院在执行国家及相关部委颁发的“基本建设项目档案资料管理”法规方面,没有形成系统的符合学校实际的实施细则.新校区工程建设开始后,仅仅以“新校区建设指挥部办公室”的名义制订了《新校区建设档案管理办法细则》在内部试行,且内容尚不全面,如,既未明确规定新校区建设工程档案资料管理机构及管理人员的配备、新校区建设项目（工程）档案验收办法,也没有就学校档案管理机构如何协同新校区建设指挥部做好建筑档案管理作出相应规定,以致新校区建筑档案管理长期处于“各自为阵”、“单打一”的局面.

(三)建筑工程竣工验收不规范

按照国家计委《建设项目（工程）竣工验收办法》（计建设[1990]1215号）的要求,凡新建的基本建设项目（工程）,按批准的设计文件所规定的内容建成,符合验收标准的,必须及时组织竣工验收,办理固定资产移交手续.且以批准的设计任务书、初步设计或扩大初步设计、施工图和设备技术说明书以及现行施工技术验收规范以及主管部门（公司）有关审批、修改、调整文件等为验收依据.国家档案局关于《建设项目（工程）档案验收办法》也指出,凡新建的基本建设项目（工程）竣工验收工作均应包括对档案的验收.然而,四川职院新校区建筑工程有相当部分建筑项目未进行竣工验收就投入使用了,有的建筑项目虽然进行了竣工验收,但验收程序不规范、过程很简单,未将建筑工程“档案验收”列入竣工验收议程,从而导致新校区建设档案资料不能及时完整归档.

三、规范高职院校新校区建筑档案管理的对策思考

(一)加强法律法规学习,做到依法办事

目前,在高职院校新校区建设蓬勃开展的背景下,学校党政领导班子应高度重视相关法律法规的学习,深入开展法纪教育,增强法制意识.在新校区建设工程的主管领导及管理人员、高职院校档案工作主管领导与档案管理队伍中,切实加强建筑工程档案资料管理法律法规的学习教育,引导大家明确认识,增强依法管理的自觉性,严格按照国家颁布的建筑工程档案资料管理法律法规管理档案资料,是规范高职院校建筑工程档案管理的一项基础性工作.

(二)建立健全规章制度,坚持奖惩逗硬

依法管好高职院校新校区建筑工程档案资料,就应建立健全相关的管理规章制度,做到奖惩逗硬.一要根据国家相关部委颁布的法律法规要求,结合高职院校新校区建设实际,制订科学系统的建筑工程档案资料管理细则.从而,明确档案管理机构的设置、人员的配备及相互协作要求；明确建筑档案管理相关负责人、管理人的职责职权；明确建筑档案管理工作目标、操作规程及具体要求；建立健全档案管理奖惩办法.二要严格执行规章制度,奖惩逗硬.高职院校新校区建筑档案管理的相关负责人与管理者,应遵纪守法,严格按规程操作,各司其职、各尽其责,做好档案管理工作.若有法不依、违法不究,先进不奖励、落后没惩罚,档案管理工作就很难规范,更无法上水平.

(三)加强档案管理队伍建设,提高管理水平

近几年来,高职教育事业的快速发展,现有的档案管理机构和人员,已经远远不能适应高职院校发展的要求.如四川职院现有的档案信息科设置在学校办公室,目前有科长一人,管理员二人（其中一人将在本学期结束前退休）.他们要协调管理好涉及全校13000多学生,近800名教职工的基本建设、党政管理、教学科研、人事财务等10多种类型的档案资料是十分困难的.因而,进一步加强档案管理队伍建设,努力提高管理水平,是非常必要的.一方面应按照《高等学校档案管理办法》关于“全日制在校生规模在1万人以上”的高校,要设置“档案馆和综合档案室”的要求,建立和完善学校档案管理机构,结合基本建设、党政管理、学生管理、教学科研、人事财务等主要档案类型的实际需要,配齐配足档案管理人员.二要切实抓好档案管理人员的业务培训,提高业务技能.应通过业余函授、网络教育等方式开展档案专业的学历教育,提高学历层次.采取“短期培训”、“集中学习”或“以老带新”的形式,开展建筑档案管理等方面的分类专项培训,使高职院校档案管理者的综合素质主动适应新的要求和新的需要.

(四)规范建筑工程竣工验收,重视档案验收

建筑工程的竣工验收,是全面考核建设工作,检查是否符合设计要求和工程质量的重要环节,也是及时搜集、验收建筑项目（工程）立项文件、监理资料、设计施工图纸等档案资料的必要环节.如前所述,有的高职院校在新校区建筑工程竣工后,仅仅“急于交付使用,不急竣工验收”甚至“未经竣工验收,就投入使用”,有的“讲工程质量验收,不讲建筑档案验收”.针对这些违反国家《建设项目（工程）竣工验收办法》和《建设项目（工程）档案验收办法》的情况,高职院校规范新校区建筑档案管理,首先应依法规范工程项目的竣工验收,按法规要求、操作规程,严格进行建筑工程竣工验收.其次应高度重视建筑工程档案验收,并将其作为建设项目竣工验收

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