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摘 要：编辑Word长文档,采用主控文档和子文档,分而治之的办法.整篇文档或整本书用主控文档控制,把文档的各个组成部分作为主控文档的子文档,分别加以编辑.主控文档和子文档建立和编辑的方法.利用标题样式自动生成目录.
关 键 词：Word长文档；编辑技巧；应用
中图分类号：TP31
在编辑处理长文档时,比如一篇长报告或一本书,若将所有的内容放到一个文档中编辑处理,不是不可以,而是编辑起来不顺手不方便,翻动、查看、修改困难.如果将文档按内容划分块或章节,各块或章节分别作为独立的文档分开编辑,那么不便于统一各部分格式,也不便于统一组织阅读.
对于长文档的编辑,可以采用主控文档和子文档,分而治之的办法.所谓主控文档是指包含一系列相关文档的文档.被包含的文档称为子文档.整篇文档或整本书用主控文档控制,而把文档的各个组成部分作为主控文档的子文档,分别加以编辑.既可以将一篇现有的文档转换为主控文档,然后将其划分为子文档,也可以将现有的文档添加到主控文档之中,使之成为子文档.在工作组中,可以将主控文档保存在网络上,并将其划分为能供不同用户同时处理的子文档,从而协同完成处理.
使用主控文档的主要优点：既可以把整个文档当作一个整体处理,例如为文档建立目录、索引、超链结、编排页码、添加页眉、页脚等,又可以将其分成若干个部分,对每个部分单独编辑,而不影响全局,使用户对于整个文档的结构了如指掌,操作起来游刃有余,挥洒自如.
1创建主控文档
建立主控文档的方法有三种：一是利用输入文章的大纲来建立主文档,然后根据标题建立子文档；二是通过插入子文档的方法建立主文档；三是根据现有文档建立主控文档或把几个文档组合成一个主文档.
1.1主控文档视图
不管使用哪种方式建立主控文档,都必须在Word中打开主控文档选项,在主控文档模式下进行.打开主控文档模式的操作步骤如下：
进入大纲视图模式,在大纲功能区中单击“主控文档”区域中的“显示文档”按钮,在“主控文档”区域中即可增加一些新按钮.
1.2创建新的主控文档
在开始创建长文档时,可以建立新的主控文档.例如,一本书包括十章,用户可以为把每章作为一个子文档.具体操作步骤如下：
（1）用Word新建一个文档.
（2）切换到主控文档模式下.
（3）建立主控文档的大纲,建立大纲时使用内部的标题样式.由于要以章划分子文档,因此在设置章的标题时,应设置为“标题1”,对其从属的节可设置为“标题2”
（4）选定“第2章”及其从属节标题,然后单击“大纲”功能区中的“创建”按钮,即可为“第2章”建立子文档,并以框线圈起来,表示该字段文字为一个子文档内的内容.也可把标题显示级别设置为1级,然后把光标插入点定位于“第2章”中,单击“创建”按钮.
（5）用相同的方法创建其他章的子文档.
（6）保存文档.Word会提示用户输入主控文档的名称,由用户指定主控文档的名称.对于创建的子文档,会自动以章节标题命名新文档.
（7）如果要查看子文档的名字和保存位置,可以在“大纲”功能区中单击“折叠子文档”按钮,这时Word将不再显示子文档中的内容,而是以超链接的形势显示出子文档的名称.
1.3合并子文档到主控文档
（1）切换到主控文档模式下：视图―大纲视图―主控文档.
（2）点击“显示文档”―“展开子文档”.
（3）将光标移到子文档中任意位置,点击主控文档区域的“取消链接”.
（4）即将子文档合并到了主控文档.
2插入子文档
将子文档添加到主控文档,执行下列一项或两项操作：
2.1由大纲标题创建子文档
如果要由大纲标题创建子文档,必须先有一份主控文档的大纲.
（1）在“视图”菜单上,单击“大纲”.
（2）在主控文档中,选择要独立作为子文档的标题和文字.
请确认：所选部分的第一个标题设置了标题样式（标题样式：应用于标题的格式设置.MicrosoftWord有9个不同的内置样式：标题1到标题9.）或大纲级别（大纲级别：用于为文档中的段落指定等级结构（1级至9级）的段落格式.例如,指定了大纲级别后,就可在大纲视图或文档结构图中处理文档.）,并且是需要应用于每个子文档的开始部分的标题样式和大纲级别）.例如,如果所选部分以标题2开始,则Word会为所选文字中的每一个标题2创建新的子文档.
（3）在“大纲”工具栏上,单击“创建子文档”.
注意：
如果不能使用“创建子文档”按钮,您需要先单击“展开子文档”.
将子文档添加到主控文档后,如果没有先在主控文档中将其删除,请不要移动或删除它.
只能在主控文档中对子文档中进行重命名.
2.2在主控文档中插入一个原有的Word文档
打开主控文档,然后在“视图”菜单上,单击“大纲”.如果子文档处于折叠状态,在“大纲”工具栏上单击“展开子文档”.单击要添加原有文档的位置.单击“大纲”工具栏上的“插入子文档”.在“文件名”框中,输入要添加的文件名称,然后单击“打开”.
3展开或折叠子文档
步骤如下：
（1）在“视图”菜单上,单击“大纲”.
（2）在“大纲”工具栏上,单击“展开子文档”或“折叠子文档”.
在打开主控文档时,将折叠所有子文档,也就是每个子文档都将以超级链接方式出现.单击链接点,就可以单独打开该子文档.
4自动生成目录
假如文章中标题格式为：
第一节等大标题（一级）
1.1等小标题（二级）
1.1.1―等小标题下的小标题（）
等
第N节等大标题（一级）
n.1等小标题（二级）
n.1.1―等小标题下的小标题（）
自动生成文章目录的操作：
4.1设置标题格式
（1）选中文章中的所有一级标题；
（2）在“格式”工具栏的左端,“样式”列表中单击“标题1”.
仿照步骤1、2设置二、标题格式为标题2、标题3.
4.2自动生成目录
（1）把光标定位到文章第1页的首行第1个字符左侧（目录应在文章的前面）；
（2）执行菜单命令“插入/引用/索引和目录”打开“索引的目录”对话框；
（3）在对话框中单击“目录”选项卡,进行相关设置后,单击“确定”按钮,文章的目录自动生成完成.