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摘 要：办公自动化是企业步入现代信息自动化的标志也是新的管理模式,以计算机技术为基础的办公自动化将计算机的功能在企业中充分的应用起来,为企业日常办公提供了一个高效的平台,在办公自动化的背景下信息传导将会非常快捷,本文基于此,对办公自动化进行探讨分析计算机技术在其中的应用并解决相关问题.
关 键 词：计算机技术；办公自动化；分析；探讨
中图分类号：TP317
电子文件是现在企业中主要的传递方式,也是信息的主要载体,同时办公自动化也标志着企业进入现代信息产业领域.计算机技术在企业中广泛应用不仅仅存在于资料档案整理中,而开始逐渐深入到办公的点点滴滴中,为了逐渐适应电子文件发展得趋势,企业必须要注意引进相关的计算机技术才能更好在办公中体现自动化流程,提高办公效率,赢得时间和能力的双赢.
1风险防范中的应用
电子文档对任何企业来说都是执行办公自动化的一个有效模式,能提供更好的办公体验,其灵活的协调机制可为数据间无缝衔接起到良好的运行流程,同时,基于计算机办公后,企业对电子办公（OA）系统的依赖性越来越强,如何防范其风险是目前最不可或缺的内容,其具体措施主要有：
1.1管理上的优化.电子文件最根本的危险来自于整个管理体系中,企业中OA系统使用的人越多,造成危险的可能性就越大,因此需要对文件系统进行优化调节和管理,企业OA系统的运行系统中主要包括以下几个部分：文件层面（文稿、文件、文件组合、文件集）通过组配模式和责任者层面进行匹配,而责任者主要包括内部和外部的责任者,通过这个分析我们可以发现,当档案管理人员设定好了各个责任者的操作范围后,这个组配体系就起到了至关重要的作用,只有当合适的管理者进入到系统中时才能触发合适的事件,非系统管理人员则无法触及系统根基部分,无法操作系统的分配方式,所以无法控制整个系统.
1.2安全技术的更新.越来越先进的技术可以避免办公自动化过程中出现的如病毒传播或恶意脚本篡改等问题,因为对文档的安全保护意义重大,因此笔者认为对重要资料应该设置不止一重保护机制,通常情况下,对文档的保护最常见的就是保护方式,而也是最易的方式之一,曾经有人测算过,即便采用了最新的128位加密算法,仍然有可能泄露,而且掌握的是人,只要和人相关就有泄漏的危险,故笔者认为为了加强文件安全应采用加上人声识别或者指纹识别等安全措施,这样的话就非常难了.
1.3强化防御体系.根据企业办公化的自动化程度,积累安全防御体系也是必不可少的,文件系统中最大的安全问题主要是电子档案受到了不少的威胁,期对电子文件可维护着重要性的作用,因此采用强化的防御体系必不可少.
2文件的安全技术应用
计算机是企业的必然发展趋势,其对各种传输模式中常常遇到不同的安全隐患,但是期对调控作用中有新的载体,若不及时处理则会对企业造成聚到的经济和人事损失,比如如果文件出现错误,则会导致文件传达过程中理解出现问题,无法保证系统运行的完整性.
2.1数据库技术的运用.数据库技术的运用主要是为了保证信息处于安全情况中,如果信息出现异常后如何保证提前防范,以保证信息始终处于安全的状况中以达到数据库安全应用的系数.
2.3防病毒软件的应用.病毒主要是破坏企业中网络信息安全的最大危害,其对于病毒的处理问题,企业要通过各种杀毒软件防毒软件进行处理,通常的方式可以将每台PC机器上安装防毒软件的客户端,然后将服务器端安装于服务器上,通过服务器上实时的更新将客户端上的杀毒软件进行更新.
2.4虚拟网络安全防范技术.对于网络现状而言,最安全的方式是通过虚拟技术建立一个虚拟运行空间,然后将有潜在危险的程序在虚拟环境中先进行运行,如果程序有危害则在沙盘中发现了,避免在实体网络中造成危害.
3综合管理方面的应用
除了针对某一个方面采取调控方案外,企业还要针对办公自动化采取综合性的管理技术,从不同的环节协调自动化运行流程.针对电子文件的实际运用,企业在办公自动化下执行的综合管理技术需围绕“风险”进行,通过风险转移、风险缓解、风险评估等三项工作确保电子文件的安全性.
3.1风险转移.转移策略是为了将电子档案风险转移到其它方面,风险转移的方法可从多个方面提供改进,采用不同的方式保证数据安全.办公自动化模式创建之后,企业应对电子文件管理制定多套方案,以便管理风险发生后可及时转移调整.
3.2风险缓解.电子档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子档案相关资产重新布置等手段来减小电子档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响.同时,对电子文件的数据包实施优化管理.
4结论
总之,电子文件是企业办公自动化的主要文件形式,企业在办公过程中要灵活运用各种文件技术.为了避免电子文件信息被窃取,企业还应结合OA系统的运行状况制定安全防范技术,协调好文件传输、使用、管理等多个方面的工作,这对于企业未来的经营发展有很大的促进作用.