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【摘 要】企业物资采购集约化管理是现代化管理模式,对于提升企业管理水平,节约物资成本,以及获取直接经济利益等,具有重要的意义.文章对此系统进行了介绍,可供有关企业借鉴.
【关 键 词】企业；集约化；管理；系统；物资采购
企业集约化管理系统涵盖企业管理的方方面面,对于企业利用管理系统实现企业资源、人力、物力、财力、信息等的优化配置,发挥了重要作用.物资采购管理,作为其中最重要的一环,对于企业来说,利用集约化的管理系统逐步推进物资采购管理水平,才能更好的实现企业经营目标.
企业集约化管理系统的应用,能解决并满足现代化生产的业务需求,同时运用网络信息化实现交互式信息和知识传递.集约化管理能将分散的能力转化为团队凝聚力和实现企业间良性竞争的平台.网络信息化的推广,使得采购管理水平有了很大提高.本论文以企业集约化管理系统在物资采购中的应用为主线,论述现代企业物资采购管理中存在的问题,物资采购管理对企业管理的作用,物资采购对企业生产和发展的作用,企业集约化管理特色,如何利用网络信息化提高物资管理水平等方面进行论述,以期为企业提高物资采购管理水平提供可行性建议.
一、现代企业物资采购中存在的问题
现代企业物资采购中,水平低下就是由于信息不畅、缺乏制约和管理规划等原因造成的.在物资采购管理中,缺乏协同精神,甚至在企业的内部部门之间都无法实现正常的数据信息的传递,对供应商的选取过于单一,采购方式过于单一,供需双方缺乏在市场机制下共同发展的空间.
现代企业管理中,由于理解认识上的问题,而对物资采购抱以怀疑的态度,这对于集中采购工作的开展带来了极大的思想障碍.对于物资基础、物资技术和设备等的运用,还处于极端落后的状态.在企业管理集约化系统管理方面缺乏必要的技术人才,使得管理创新和发展成为空谈.在管理手段上,组织模式尚处于老套的长久合作上,采购的效率和合理合规性都有待提高.
概括起来,分为以下几点：
（1）现代物资管理中,缺乏集中供应厂商,使得企业集团内部无法实现物料信息共享.
（2）在企业物资采购中往往缺乏一个必要的平台来对物资进行集中管理,使得企业总部与分部之间的业务停滞在原始阶段.
（3）物资采购管理中,对物料的短缺和积压没能提供及时完整的信息.使得库存及积压品处于混乱状态,物资采购的库存与仓储间平衡关系失灵.
（4）利用原始手工帐制作的采购价格及物品清单,缺乏必要的公开性和透明度,无法实现物资采购过程存储历史的开放性.
（5）物资采购的供求关系,同市场脱轨.物料的领用,与预算的物料和实际消耗的物料有出入.
（6）对于企业分部门的需求,无法做到正常的接轨,对于他们的申请在批示时往往有其滞后性.
（7）对于物资采购的实际信息和数据交互使用,利用传统的手工记账方式记录,耗时较长,且差错率较高.
二、物资采购管理对企业生产和发展的作用
近年来,随着企业的不断发展,企业经营模式的不断更新.企业管理的不断科学化和创新化,使得供应链物资采购管理,成为源头上推进企业生产和发展的重要助力.物资采购管理的科学化和集约化,更能为企业寻求一条光明的道路.集约化的集中采购,可以帮助企业更好的在市场经济下生存,对于技术和生产效率的提高及引领市场份额,扩大其市场占有率,具有极为重要的意义.
物资是企业的核心资源,物资采购作为其中的最主要成分,是企业管理的重点和难点,同时也是企业做大做强的发展方向.实施物资采购集约化管理对企业的生产和发展具有极为重要的现实意义.
物资采购管理的集约化,可同时为企业财务管理、设备管理、项目管理提供强有力的支撑.及时、高效、有质量、规范性的采购,对于企业来说,无异于显性资产.加强以物资需求计划、采购实施、资金支付和物资储备为主要内容的专业化物资管理系统.企业集约化管理系统中的重中之重,就是建立健全物资供应.即实现物资供应部门与使用单位及相关部门之间相互配合、相互监督、职责明确的运行机制的和谐统一.
物资采购之于企业,正如鱼与水之间的关系.无水不活,无鱼不欢.在企业业务中,采购管理对企业的生产发展,具有极为重要的意义.对物资采购管理的运用,在很大程度上,对企业有效组织、实施、规划和控制成本、估价盈亏等综合管理提供了必要的后备支撑.对企业生产来说,物资采购部门对企业的生存和发展,是不能忽略的.对原辅材料的控制和利用,是成本概念中,最不可低估的力量.
三、企业集约化管理系统特色及应用
现代企业集约化管理系统,涵盖企业管理的所有方面,包括企业财务管理、企业安全生产管理、企业人力资源管理及企业物资部门管理.同样的,物资采购管理也是它的重要组成部分.企业物资采购管理包括对企业采购管理、销货凭证管理、库存管理,及项目统计和总分部管理等等错综复杂,形式多样的预算和成本管理等.
在企业物资采购成本中利用集约化系统信息的管理思想,为企业实现管理平台的跨越及资源的有效整合,推动系统运行的集成化、业务流程的技术化,绩效监控的动态化及管理改善的持续化,搭建了一个优良的平台.
企业集约管理中,对采购组织及流程的设计以及供应商的选择和管理,甚至对企业竞争风险的降低和采购绩效的评估管理等,都具有重要的意义.
企业集约化管理的关键是―信息化管理,信息化的建设既对物资管理和企业集约化管理具有双重制约作用,又对物资管理工作起着极为重要的作用.在对物资采购活动实施之初,采购人员交由设计院技术人员对物资采购内部管理系统进行编制,交企业高层领导进行审核通过后,由专门的物资管理系统,进行自动存储.基本实现了材料采购需求的申报、审批、采购订单、验收、发放、统计的全过程无纸化网上操作,同时系统里也自动保存了完整的采购过程及原始凭证资料.企业集约化管理中,最有代表性的就是ERP（EnterpriseResourcesPlanning,企业资源计划）,它是企业集约化管理系统的灵魂和核心.对于企业的资源整合和产业链的优化配置,ERP具有极具代表性的意义.对于物资采购管理而言,是实现集约一体化管理的最佳实现途径.在对物资资料的整合中,实现了物资流、资金流和信息流三方面企业资源的合理配置.
企业集约化管理系统,以其信息网络化和联动机制与物资采购间形成资源共享的良性互动.集约化的管理,最突出的一点不是以竞争中耍手段获利出局,而是从全局利益考虑,将分散的资源统一到企业的生产和流通部门中去.
集约化管理系统最突出的一点就是将物资采购的生命线“质量”真正落实到采购工作的具体行为中去,无论是供应商还是供应管理整个部门,对于物资采购的成本及质量,都有其严格的考核体系及考核标准.企业对物资采购的现有管理水平,能够适应企业集约化管理系统对质量的严格要求中去.
随着企业集约化管理系统的应用,很大程度上提高了物资采购管理水平.对于每个部门的需求计划申报、审批、采购申请申报、采购、领料等各环节能够实施有效的实时跟踪手段,对于需求部门而言,也能够恰当的掌握采购、到货.对于采购策划人员来说,及时掌握计划的执行情况.对于物资管理的领导来说,更能及时准确的掌握物资采购系统中物资的运行状态.在物资采购管理体系中,搭建一个专业、有效的信息和资源共享平台.
四、集约化管理系统在物资采购管理中的应用流程
企业集约化管理系统是浙江省火电建设公司独立自主研发的一套建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台.集约化管理系统在物资采购管理中的应用流程,包括人的管理和物的管理两方面内容.
（1）在物资管理流程中,企业以调研事实和差异数据分析为依据,对物资资料采购的预算设计进行修析,以保证采购实施前集约管理的储备建设.物资采购能否有效进行的关键点在于对物资部门自身的重要性的明确认识,不能将这个传统部门仍然以旧的体系去建设和维护.对于采购部门工作人员来讲,要提高效益,就必须不断的学习.对于物资部门人员的培训和对其技术要求的不断提升,也是企业物资采购部门提高其管理水平最行之有效的策略和方法.
（2）物资采购流程：采购流程――采购申请计划的编制（包括：产品规格描述、需求时间、预算额度、数量、质量等等）,都要详尽的涵盖到采购申请计划中去,填写好材料购领清册或零星物资购领单采购计划――（采购部门编写）由项目经理批准核实是否属集中采购――采购计划会审（部门有关人员和财务、纪检等人员参加等）――采购渠道确定（部门有关人员和财务、纪检等人员参与等）合同谈判和订立比较供应商报价或对成本进行分析,与供应商进行谈判；经过对质量、价格、发货等关键要素的评估,与价格最低的合格供应商签约；――根据所下订单,收到对方到货验收合同.执行和管理跟踪供应商合同执行情况,确保如期发货,催货、验货、处理争议问题（应当建立一套比较全面的验收制度,如；验收内容有哪些?什么物料由谁验收?验收有问题怎么办?采购员是否应当参与等?）――入库（库管员办理入库前应得到确认,如：参加会审和参与人员检查签字等）――结算（公司财务人员应当严格按程序对单据进行认真检查,处理好账目.如：对照合同、对照入库单,以及签字手续等）,为了保证程序很好得到落实,全过程利用计算机进行控制.
五、如何提高企业物资采购管理水平
提高物资采购管理水平,首先要对“集约化”管理中的“集”具有正确的认识.认识集中采购的优势,才能初步提高采购管理水平.以石油业为例―长庆油田,在生产过程中,采用集约化集中采购对企业采购部门进行管理.既保证了生产效率的提高推进了油田建设的进程,又实现了规模化采购,还扩大了市场份额.对于供应商来说,同时也降低了售后维修成本.利用这种集约思想,通过集中采购,以招标形式遴选出合格的供应商,在源头上,保障了物资采购的质量.
提高物资采购管理水平的关键是信息化管理.以山东省为例,2009年的山东电力集团公司按照国家电网公司SG186工程的统一规划,全面实施集约化企业资源计划成熟套装软件管理系统.对于物资管理的模块,在纵横两方面都建成集成资源管理信息一体化信息平台.信息系统的建设,弥补了物资采购系统中的缺陷,利用系统软件的开发和应用,在系统中实现了物资采购数据的存储和维护,及采购和招标价格的公示.为企业提供准确的数据、保障企业项目的实施、加速管理制度的变革,收到了良好的效果.
提高物资采购管理水平：首先要扩大物资采购规模；再次优化业务流程以实现物资采购的标准化管理；利用网路信息手段反映真实的材料消耗,利用企业集约化管理系统规范企业成本核算；在物资采购渠道上,倡导招标采购以控制和管理供应商；在库存平衡上,还要借助互联网实现其终端系统资源共享及物资采购清单及资金的透明度.
以安徽省某电力公司为例,在对其物资采购进行管理时,首先利用国网为建设蓝图,结合其自身物资采购特点和实际业务需求,在运用集约化管理系统对其物资采购部门进行管理时,就物资管理模块创新出了新特点.通过信息网络软件及ERP,实现其物资采购物料编码和主数据管理的和谐统一,并利用代码对照关联法,降低物资采购管理中的难度,同时对于长期供应商的怠工行为采用招标的方式而进行中止,有效的避免了物资采购中因主观原因对企业造成的损失.
招标工作是实现集约管理和物资
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采购管理有效和迅疾发展的主要途径,招标工作中的最低评价法、综合评分法及价值系数法,成为采购管理中最制约供应商贪腐的重要措施.这就需要企业结合自身现状,根据采购物品的不同,选择不同的招标方式,对大宗通用物资采用“集”的理念,实行集中招标采购,对于一般消耗性物资材料,使用分散式采购.将企业自身优势充分发挥出来.提高物资采购管理水平,同样需要对物资采购进行预算和计划评估.作为物资管理的龙头军,组织和协调采购与仓储之间的平衡关系,都需要完成生产和消费的和谐.有计划和目标的物资采购成本核算,才能有效的降低企业成本.对物资采购的集约化管理,克服了传统采购中企业和供应商的短暂、松散关系,消除了可能引发的价格变动因素、质量问题及交货期限的不可靠等诸多不平衡因素,使企业的经营战略朝着更有例的方向.通过集约管理,衍生出企业的可持续资源,不断为企业创造财富.为企业的发展寻找“第三度拓展空间”.在一定程度上对于遏制营私舞弊和以权牟利等等不法行为敲响了警钟.信息网络技术的飞速发展,许多新型的、高效的采购方式应运而生,浙江火电采购管理也需要借助信息化的技术,不断尝试和探索降低采购成本的方法,提升企业采购管理的水平.
最后提到的ERP管理,是利用网络通讯技术对总分部门及企业项目间的信息管理.通过网络平台的构建,完成物资消耗和材料信息的收集、传递、记账、入库等.通过新的监控手段及时准确掌握企业物资消耗和所需,最终作为物资采购管理的有效管理机制而广泛应用.这要求项目前期物资管理人员须根据本项目物资材料大类别加以准确分类,同时及时更新数据,将物资采购管理的优势充分发挥出来.
六、总结
企业在物资采购管理系统中,运用集约化管理系统,将ERP作为其重要技术支撑,实现企业的集约型经济和可持续发展战略.通过网络信息化提高物资采购管理水平,降低企业物资采购成本,提高企业生产效率.集约化管理为实现采购管理模式的优化,提供了先决条件.企业集约化管理系统使得健全的采购流程下,采购活动的全面性和长期性都有了优势对比.从另一种程度上来说,物资采购水平的提高,使企业稳步获利成为可能.
作者简介：
徐育新,大专,工程师、经济师,主要从事电厂设备材料的管理工作.